Praca zdalna co to?

Praca zdalna przez Internet – dokładnie tak brzmi hasło, które najczęściej wpisujemy w Google, szukając informacji o tym, czym jest ta praca zdalna (hmm, choć to już nie powinno chyba być taką zagadką?), co zrobić, by praca zdalna była efektywna i nie zaburzała życia poza pracą. Skoro zatem tu jesteś, podzielę się z Tobą moimi trikami na pracę zdalną, którą „uprawiam” od ponad 7 lat.

Pisząc „praca zdalna”, mam na myśli czynności zawodowe wykonywane poza siedzibą firmy, a jej rezultaty dostarczane za pośrednictwem technologii przekazywania danych, tu: Internet. Tak sparafrazowałam definicje pracy zdalnej, które odnalazłam w wielu dostępnych źródłach. Nie podaję ich tu, nie jestem precyzyjna, bo nie znalazłam takiej, która w pełni oddałaby to, czego doświadczamy w ostatnim czasie. Jeszcze kilka lat temu praca zdalna to był przecież jakiś wyjątek od reguły i zdalnie pozwalało się na wprowadzanie danych czy inne powtarzalne czynności, które nie wymagały szczególnie interakcji międzyludzkiej. Ale żeby sprzedawać, czy prowadzić zespół a z nim projekty w pełni zdalnie? „Niemożliwe” – mówili mi, kiedy założyłam EFFECTIVENESS i tę polską firmę postanowiłam prowadzić, mieszkając w Stanach Zjednoczonych.

Jak wspomniałam, moja praca zdalna zaczęła się na długo przed pandemią. „Jupi, przewidziałam przyszłość w kwestii pracy zdalnej…”. A może powinnam powiedzieć: „Ups, to było niechcący”, bo może należysz do grona tych, którym już na samą myśl o pracy zdalnej robi się gorąco? O co mi chodzi? Otóż, przed pamiętnym marcem 2020 roku, kiedy to jeszcze mogłam swobodnie latać do Polski, przygotowaliśmy z zespołem nagranie „Praca zdalna – przyszłość czy przekleństwo?”. Do głowy mi wówczas nie przyszło, że chwilę od tamtego dnia praca zdalna będzie rzeczywistością zawodową tak wielu z nas. I skoro praca zdalna wciąż jest z nami i jestem przekonana, że mniej lub bardziej z nami zostanie, wpływa na jakość współpracy, pomyślałam, że warto i temu tematowi poświęcić chwilę.

Praca zdalna to przyszłość

Praca zdalna to przyszłość nie przekleństwo – bez względu na to, w jakim % „zdalność” zostanie z nami, to to jak o niej myślimy, ma znaczenie dla jakości naszej indywidualnej pracy i jakości współpracy (już zbieramy tego żniwa, co dokładnie omawiamy w raporcie Współpraca – rewolucja czy ewolucja potrzebna od zaraz – pobierz TUTAJ). Kiedyś trudno mi było myśleć o takiej formie pracy jako o jedynej formie prowadzenia biznesu. Pamiętam moją przeprowadzkę do USA. Rozżalona podzieliłam się z mężem – Amerykaninem, że jako trener (wówczas tylko w takiej roli widziałam swoją przyszłość) będę tęsknić za prowadzeniem szkoleń:

Ja: I co ja teraz będę robić? Przecież spotkania z zespołami i managerami to jest to, co lubię najbardziej…

Brad: Jak to co będziesz robić? Będziesz robić to samo, tylko że zdalnie (ach ci Amerykanie, jak ja cenię ich pozytywne nastawienie; i uwaga nie jest sztuczne, o czym się przekonałam i podzieliłam z Tobą w  Sile różnic w zespole).

Ja: Ale wiesz, w Polsce mało kto pracuje zdalnie, ważny jest bezpośredni kontakt, będzie mi ciężko przekonać Klientów do takiej pracy…

Brad: Nie skomentował… Jedynie jego mina mówiła, a mówiła „głośno i wyraźnie”: No z takim nastawieniem, to rzeczywiście wiele nie zdziałasz…

Ja: Po długim milczeniu, walce z myślami w mojej głowie: Pewnie, że dam radę pracować zdalnie, wniosę nową jakość do pracy z zespołami…

Fakt, że nie boksowałam się z okolicznościami a zaakceptowałam je i w nowej rzeczywistości poszukałam dla siebie miejsca, był najważniejszym krokiem do tego, bym z zespołem EFFECTIVENESS była dziś tu, gdzie jestem – a dziś to miejsce, w którym jest mi naprawdę dobrze – czego 7 lat temu nie prognozowałam. Dzielę się z Tobą tym, bo pomyślałam, że chociaż może już praca zdalna, hybrydowa Cię nie przeraża, to w trudniejszych dniach, które przecież się zdarzają, warto pamiętać o tym, żeby nie walczyć z warunkami, w których pracujesz, a spokojnie próbować się w nich odnaleźć.

Powody pracy zdalnej 

Praca zdalna zdobywa na popularności, mając przy tym swoich przeciwników – jak wszystko na tym świecie. Staje się nierzadko już nie tylko alternatywną formą pracy dla pracy z biura, co dla niektórych wręcz stylem życia. Powody pracy zdalnej są bowiem różne – nie tylko obostrzenia związane z dzieleniem przestrzeni biurowej, chęć oszczędności czasu związanego z dojazdami, chęcią bycia blisko małego dziecka, praca w międzynarodowym środowisku, mieszkanie za granicą, ale coraz częściej wewnętrzna potrzeba doświadczenia pełnej wolności, np. w formie podróżowania (również w dobie pandemii nie brakuje takich osób).

Biorąc pod uwagę to, że jednak praca zdalna w domu jest tą formą pracy zdalnej, z którą spotykamy się najczęściej, przejdę teraz do podzielenia się tym, jaki system pracy zdalnej mamy wypracowany w naszym zespole.

Godziny pracy zdalnej

W jakich godzinach praca zdalna? Mam tu odpowiedź na miarę prawdziwego konsultanta, bo brzmi: „To zależy…”. Bo naprawdę zależy od wielu czynników. Wskażę Ci kilka, które w przypadku EFFECTIVENESS mają znaczenie i które dotyczą nie tylko klientów, pracowników, ale i mnie narzuciły pewne wymagania co do poukładania swego codziennego kalendarza. Otóż, ogólnie rzecz mówiąc, jak wiele innych firm, pracujemy w godzinach 9-17. Oznacza to, że we wspomnianym przedziale czasowym Klient nie zostaje bez naszej opieki, a wręcz stawiamy na to, by został ekspresowo obsłużony. Natomiast wewnątrz zespołu dajemy sobie prawo do elastyczności. Godzinową bazę mamy i trzymamy się jej przez większość czasu, mając na uwadze sytuację życiową, rodzinną naszych pracowników. Każdy wie, że jeśli w określonych godzinach potrzebuje zająć się dzieckiem, załatwić sprawy związane z nowym mieszkaniem, zdrowiem – cokolwiek, to przychodzi z propozycją innego rozłożenia czasowego pracy na ten dzień. Cel mamy jeden: Klient ma być zaopiekowany, a projekty mają być realizowane na czas?.

Planując swoje godziny pracy zdalnej, bierzemy pod uwagę też to, w której strefie czasowej się znajdujemy. Konkretnie o mnie tu mowa, bo różnica czasu między Polską a wschodnim wybrzeżem USA to nie bagatela 6 godzin. Zostań ze mną jeszcze chwilę, a zdradzę Ci, jak rozplanowałam swój dzień.

A ewidencja godzin pracy zdalnej? Tak, mamy taką, ale nie oznacza, że dzwonię do dziewczyn co pół godziny, sprawdzając, czy siedzą przy komputerze. Ufam, że pracują nad tym, na co się umówiłyśmy. O efektach przecież na bieżąco rozmawiamy.

Samoorganizacja pracy

raca zdalna w domu wymaga szczególnego dbania o siebie. I jeśli o mnie chodzi, mam jasno określone godziny pracy, miejsce w domu wyznaczone tyko i wyłącznie do pracy, mam wcześniej przygotowane posiłki i dodatkowo, staram się (nawet w dzień, w którym nie widzę się z Klientami), ubierać się jak do pracy, którą bym wykonywała poza domem. I jeśli czasem mówię do siebie: dziś mi się nie chce, odpowiadałam: to niech Ci się zechce, bo wiesz, że to jest dla Ciebie dobre. Kiedy o to nie dbałam, naprawdę widziałam spadek mojej produktywności i chęci do czegokolwiek.

Wspomniałam, że mam jasno określone godziny pracy. Otóż, harmonogram dnia w moim przypadku jest szczególnie ważny, bo Zespół i większość Klientów pracuje w innej strefie czasowej niż ja; w tej sytuacji pytanie, które słyszę najczęściej brzmi: Ania, czy Ty w ogóle śpisz? Otóż, zdradzę Ci jako ciekawostkę (to nie będzie żadna rekomendacja organizacji dnia), że wstaję o 4. rano polskiego czasu, pracę zaczynam o 5.30, a kończę ok. 12. W tym czasie potrzebuję być maksymalnie skupiona, efektywna, bo popołudnie jest zarezerwowane dla mego dziecka. Najpóźniej o 21. śpię…

Mój wywód zmierza do tego, że praca zdalna wymaga organizacji siebie, tyle – nie dyskutuję z tym, bo dziś mieszkam w USA a nie w Europie i tego szybko nie zmienię, plus chcę pracować dla Europy i wiem, jaki mam w tym cel. Ta organizacja dnia pomaga mi też w tym, bym spokojnie po pracy mogła się skupić na małym dziecku, bez napięcia wynikającego z myślenia o tym, ile mam jeszcze dziś czy jutro do zrobienia. Ale uspokoję Cię, nie każdy mój dzień jest jak w zegarku i nie każdy jest prawdziwie produktywny. Zdarzają mi się dni, kiedy zupełnie nie mogę się zorganizować, czy proste czynności zabierają mi 3 x więcej czasu niż zwykle. Pozwalam sobie na takie dni, wiedząc, że efektywna praca zdalna w domu w mojej opinii wymaga ogromnego skupienia, a to skupienie masy energii skoncentrowanej wprost na konkretne zadania.  Po kilku dniach takiego wysiłku, Twoja głowa ma prawo powiedzieć: STOP.

W ten sposób przechodzę do pytania, które jest jednym z tych pewniaków, kiedy jestem pytania o pracę zdalną…

Czy praca zdalna jest efektywna?

Praca zdalna jest efektywna, bo dlaczego miałaby nie być? Moim zdaniem to nie w charakterze pracy tkwi źródło trudności, co w człowieku, jego podejściu do zdalnej formy pracy i słabym rozumieniu, czego potrzebuje, by zdalnie móc być skutecznym. Jak wspomniałam, by moja praca z zdalna była efektywna – a taka jest – potrzebowałam wpierw zaakceptować fakt, że od teraz pracuję tylko zdalnie. I skoro chcę prowadzić firmę, mieć zespół, to potrzebuję podejmować kroki ku temu, by to zrealizować i tak długo, aż to zrealizuję. „Gdyby to było takie proste…” – jeśli sobie tak myślisz, to odpowiem na to tak, że i dla mnie, osoby, która samoorganizację ma na wysokim poziomie, nie jest to proste. Ale nie pozwalam, by natrętne, negatywne myśli przejmowały kontrolę nad tym, po co jest EFFECTIVENESS, po co tak ciężko pracuję.

Narzędzia do pracy zdalnej

Pytana też o to, jakie narzędzia do pracy zdalnej nam się sprawdzają, zaczynam od tego, bez którego moja praca nie byłaby efektywna i bez którego naprawdę trudno byłoby mi prowadzić zespół, w tym właściwie rozkładać zadania, czy wspierać na sposób, którego poszczególne osoby naprawdę potrzebują a nie mi się wydaje, że potrzebują. Mam na myśli badanie kompetencji DISC D3.

Ludzie są różni, ale przewidywalnie różni – i warto pamiętać, że jednym praca zdalna będzie na rękę (bo na co dzień nie potrzebują wokół siebie ludzi, bo samoorganizacja nie jest dla nich żadnym wyzwaniem), a drudzy będą mieć z nią trudność – bo ich żywiołem nie jest biurko a kontakt z wciąż różnymi ludźmi. Takie osoby będą potrzebować większego wsparcia w zaplanowaniu pracy, uporządkowaniu priorytetów i to jest ok. Dziś wiedząc to, mówię często managerom: nie oczekuj a zarządzaj swoimi oczekiwaniami i wspieraj w tych obszarach, w których to wsparcie jest potrzebne. A skąd mam to wszystko wiedzieć? W tym właśnie pomoże Ci Mapa Zespołu, którą tworzymy na bazie wyników badania kompetencji DISC D3. Pamiętaj, ludzie są różni, ale przewidywalnie różni i wiele domyślania się tego, „dlaczego ktoś mówi to, co mówi, robi to, co robi, podejmuje takie a nie inne decyzje”, możesz mieć zdjęte z głowy. Nie trać już na to czasu.

A kiedy myślę: „narzędzia pomocne w pracy zdalnej”, ale od strony operacyjnej, to w zarządzaniu zadaniami sprawdza się nam asana.com. Mamy swoje codzienne spotkania statusowe, tygodniowe i miesięczne podsumowania działań i efektów. Czasochłonną, ale bardzo ważną inwestycją w narzędzia do pracy zdalnej było uporządkowanie procesów, w tym rozpisanie krok po kroku, jak archiwizować dokumenty, przygotowywać materiały dla Klientów czy zorganizować nasze szkolenia online, jak i stacjonarne etc. Celem było to, by swobodnie w naszej firmowej chmurze móc się poruszać w elektronicznych stosach materiałów, jednocześnie dbając o środowisko pracy, które wciąż dzielimy – choć zdalnie. Jako zespół mamy narzędzia do codziennej komunikacji, wiemy, kiedy wysyłamy maile, a kiedy do siebie dzwonimy. Co ważne, spotykamy się również w tzw. realu, choć spotkanie w pełnym gronie wciąż przed nami.

I tak długo mogłabym pisać o tym, co zrobić, by praca zdalna była efektywna. Ale na dziś chciałabym zostawić Cię z kilkoma myślami:

– Praca zdalna jest inna niż stacjonarna i tego nie zmienisz; skup się na tym, by wypracować wpierw dla siebie system pracy, który pozwoli Ci pracować a nie zajmować się wszystkim innymi, tylko nie pracą

– Praca zdalna może być efektywna, ale pamiętaj, że to nie narzędzia do zarządzania zadaniami poukładają Ci pracę w zespole, a to, jak bardzo będziesz chciał być efektywny, pracując zdalnie

– Żadne procesy, filozofie działania nie zastąpią tego, co w pracy zdalnej jest kluczowe, by zespół naprawdę ze sobą współpracował: poznanie siebie samego i siebie nawzajem, przez pryzmat tego, co mocnego wnoszę do zespołu, pracy zdalnej a czego ode mnie potrzebują inni, co jest naszym zasobem a co będzie generowało trudności we współpracy – a to się naprawdę da przewidzieć

– Siła zespołu nie leży w tym, czy pracujemy stacjonarnie czy zdalnie a w tym, jak mądrze korzystamy z zasobów, które mamy – bez względu na odległość, która nas dzieli.

Czytaj więcej:

• Social media w pracy – zabraniać?
• Co zrobić, aby czuć zadowolenie z pracy?
• Dlaczego warto wejść do zimnej wody? I jak może to podnieść naszą skuteczność w pracy?

Poznaj produkty przydatne w rekrutacji i zarządzaniu:

• Dowiedz się co to jest model DISC
• DISC typy osobowości?
• Poznaj skuteczne testy rekrutacyjne?
• Dowiedz się na czym polega ocena 360 stopni?
• Zapisz się na szkolenia dla menedżerów lub szkolenia dla zespołów