Onboarding pracownika – co warto wiedzieć?

Pozyskanie nowego pracownika to nie wszystko. Jeśli firmy chcą czerpać długofalowe korzyści
i zyski z nowych talentów, już dziś muszą zainwestować w skuteczny onboarding. Skuteczny, czyli jaki? Przyjrzyjmy się wspólnie niezbędnym elementom tego procesu.

Czym jest onboarding pracownika?

Zacznijmy od początku. Czym właściwie jest onboarding? Termin ten pochodzi z języka angielskiego “on board”, czyli “na pokładzie”. Najprościej rzecz ujmując, jest to proces wprowadzenia nowo zatrudnionego pracownika do firmy i wspierania go przez pracodawcę. Składa się z szeregu działań, których celem jest ułatwienie mu adaptacji w nowym środowisku pracy. To czas, kiedy pracownik zapoznaje się z kulturą firmy, jej produktami czy usługami, uczy się korzystania z narzędzi niezbędnych do efektywnego wykonywania powierzonych mu zadań. Istotnym elementem onboardingu jest również integracja z zespołem i przełożonym. Ważne, by zespół poznał nową osobę nie tylko przez pryzmat doświadczenia, wiedzy, ale też tego, co dla obu stron jest istotne we współpracy. Wzajemna komunikacja oczekiwań pozwoli na przełamanie pierwszych lodów, co zdecydowanie pomoże nowo zatrudnionej osobie poczuć się częścią firmy.

Ile trwa onboarding nowego pracownika?

Proces wdrożenia nowego pracownika zaczyna się często jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Niektórzy uważają, że już na rozmowie rekrutacyjnej, na ostatnim jej etapie, kandydat powinien dowiedzieć się podstawowych informacji o strukturze organizacyjnej, zakresie obowiązków na danym stanowisku czy nawet zasadach dot. komunikacji wewnętrznej. Przed rozpoczęciem pracy, przesyłanie powitalnych e-maili, materiałów informacyjnych oraz harmonogramu onboardingu może znacznie zmniejszyć stres związany z pierwszym dniem  w nowym miejscu. Proces onboardingu zazwyczaj różni się długością w zależności od firmy, branży czy stanowiska, ale zazwyczaj trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy. Niektóre firmy przedłużają proces onboardingowy, aby obejmował cały pierwszy rok zatrudnienia. Takie podejście pozwala nowym pracownikom na pełną integrację z kulturą firmy, zrozumienie oczekiwań w pełnionej roli oraz nawiązanie silnych relacji ze współpracownikami. Bez względu na długość procesu onboardingowego, ważne, by zakończył się on pełną adaptacją i wdrożeniem nowego pracownika, co po prostu oznacza jego samodzielność.

Sprawdzanie kwalifikacji nowego pracownika a adaptacja nowo zatrudnionej osoby

W tym przypadku istotna jest tu także zmiana myślenia co do tzw. okresu próbnego. Jego celem nie jest bowiem sprawdzenie kwalifikacji pracownika i jego przydatności na określonym stanowisku pracy – takie podejście pokutuje jeszcze w wielu polskich firmach, a doprowadzenie go do pełnej efektywności w nowej przestrzeni i tu piłeczka leży po stronie organizacji. Niestety aż 56% firm w Polsce na onboarding pracownika przeznacza niecały tydzień – z czego 21% tylko jeden dzień (!), a 35% – od 2 do 6 dni [1].

Czy da się przyśpieszyć proces onboardingu?

Plany i koncepcje działów HR dotyczące dopracowanych etapów onboardingu to jedno, ale prawda jest taka, że w wielu organizacjach presja, by nowi pracownicy, jak najszybciej zaczęli realizować wyznaczone im zdania, jest nadal duża. Firmy stosują różnorodne narzędzia, oprogramowania, aby uczynić ten proces bardziej efektywnym i jednocześnie odciążyć pozostałych członków zespołu. W tej gonitwie nie można jednak zapominać o najważniejszym aspekcie adaptacji. Każdy nowy pracownik jest inny i może potrzebować indywidualnego podejścia. Personalizacja procesu onboardingu, uwzględniająca doświadczenia, umiejętności, ale co niemniej istotne osobowość nowego pracownika, może znacząco poprawić efektywność adaptacji.

Model DISC w procesie onboardingu pracowników

I znowu pojawia się pytanie z serii: jak zrobić to szybko? Jak poznać indywidualne preferencje, predyspozycje nowego członka zespołu? W tym celu już w proces rekrutacji warto włączać zwalidowane badania kompetencji, takie jak DISC D3. To tego typu narzędzia dostarczą informacji o tym, jakiej formy wdrożenia, wsparcia dana osoba potrzebuje, czy nawet w jakim tempie będzie przyswajać informacje, co może być dla niej szczególnie trudne. Analizując profil osobowościowy będziemy w stanie przewidzieć zachowania pracownika. Model DISC D3  to silne narzędzie w ręku samego managera, które da mu „czarno na białym” informację, z kim on pracuje. Kierownictwo nie musi domyślać się, a tym samym tracić czasu na zastanawianie się: dlaczego dana osoba tak się zachowała, czego potrzebuje, żeby realizować cele. Wracając do raportu z DISC D3, znajduje konkretne odpowiedzi. DISC D3 pozwala usprawnić i ograniczyć czas onboardingu wspierając organizację w tym, żeby ten pracownik – mówiąc wprost – jak najszybciej na siebie zarabiał.

Warto również pamiętać, że nieobserwowalne na pierwszy rzut oka cechy osobowości, które możemy poznać za pomocą modelu DISC D3, często ujawniają się po kilku tygodniach od zatrudnienia, już po okresie próbnym. Wtedy właśnie może okazać się, że nowy pracownik to nie do końca osoba, której szukaliśmy – jej postawa i jakość współpracy nie wpisują w kulturę organizacyjną. Bez narzędzi, które są w stanie przewidzieć tego typu sytuacje, ryzyko niepowodzenia współpracy jest wysokie.

Jakie są skutki źle przeprowadzonego onboardingu?

Pracownik, który nie zostanie wprowadzony w zasady funkcjonowania firmy nigdy nie rozwinie skrzydeł i będzie spowalniał procesy. Tak najprościej można by odpowiedzieć na to pytanie. Ale to, dlaczego nie warto pomijać, czy w wielu przypadkach przyspieszać tego procesu, najcelniej obrazują statystyki.  Badania pokazują bowiem, że źle wdrożona osoba szybko zaczyna rozglądać się za nowym miejscem pracy. Nawet 20% nowych pracowników odchodzi w ciągu pierwszych 45 dni, jeśli proces onboardingowy jest niewystarczający​[2]. Kolejnych 5% opuszcza firmę w ciągu 10 miesięcy. W zależności od liczby i poziomu stanowisk firma traci na braku onboardingu około 1-2,5% rocznych zysków[3]. Za rentownością skutecznego wdrożenia przemawiają te dane: pracownicy, którzy zostali prawidłowo wprowadzeni do organizacji i w swoje obowiązki są o 70% bardziej produktywni i częściej realizują swoje cele w ciągu pierwszego roku pracy (62% vs 17% wśród tych, którzy nie mieli onboardingu)[4]. Tak więc pamiętajmy, że wszystkie zaplanowane i podejmowane działania procesu adaptacyjnego mają służyć temu, by nowy pracownik poczuł się w zespole na tyle dobrze, by zaczął realizować cele, a tym samym generować zyski.

Złote zasady onboardingu pracowników

Nie ma jednego właściwego modelu wdrożenia pracownika, może być on inny nie tylko w zależności od organizacji, jej wielkości, struktury organizacyjnej, ale także może różnić się w obrębie tej samej firmy dla różnych stanowisk. Dobrze przemyślany plan wdrożenia to zawsze wieloetapowy proces. Składa się z wielu elementów, z których każdy ma swoją wartość. Za skutecznym onboardingiem pracowników stoi grupa ludzi, która w większości wypadków wykracza poza sam dział HR. W ostatnich latach na popularności zyskuje tzw. funkcja mentora lub „buddy’ego”, który pomaga w pierwszych tygodniach pracy i odpowiada za wprowadzenie pracownika do firmy, jest dedykowany do „zaopiekowania się” nowym pracownikiem. Zazwyczaj jest to pracownik na podobnym stanowisku do nowozatrudnionego. W pierwszych dniach pracy nowego pracownika czekają spotkania orientacyjne czy indywidualne rozmowy z członkami zespołu. W miarę postępów, wdrożenie obejmuje bardziej zaawansowane szkolenia oraz regularne sesje feedbackowe, które pomagają w pełnym wdrożeniu się w obowiązki.

Sprawna adaptacja w nowym miejscu pracy – planowanie onboardingu

Wiele firm konstruując wewnętrzny proces adaptacyjny dla nowych pracowników bazuje na tzw. modelu 4C, którego autorką jest Talya N. Bauer, amerykańska profesorka, ekspertka w obszarze zarządzania. W jej modelu wyróżniamy 4 etapy, które są ważne z punktu widzenia zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Mowa o:

• Compliance — oznacza procedury, czyli obszar związany z kwestiami formalno-prawnymi, porządkuje kwestie pozyskiwania niezbędnych danych;
• Clarification – dotyczy celów i obowiązków nowych pracowników, by mieli pewność co do oczekiwań na danym stanowisku, tego gdzie zaczyna się i gdzie kończy się zakres
  ich odpowiedzialności;
• Culture – czyli zapoznanie z kulturą pracy, misją i wartościami organizacji;
• Connection – to obszar odpowiedzialny za wypracowanie relacji, więzi z zespołem oraz przełożonym.

To tutaj najmocniej w grę wchodzi osobowość pracownika i osób, z którymi przyjdzie mu pracować. Ważne, by dać możliwość i wesprzeć nowego pracownika w pokazaniu się od jak najlepszej strony i sprawnym nawiązaniu kontaktów. To przestrzeń to tego, by wspólnie poprzyglądać się sobie (nawet z całym zespołem) przez pryzmat tego, jak nowa osoba lubi pracować, a jaki styl pracy dominuje w zespole, jakiego wsparcia potrzebuje, by jak najszybciej wdrożyła się do nowej roli (na przykład może to być opiekun – wsparcie wyznaczonej osoby, czasem tylko jasna ścieżka, gdzie, u kogo, w jakim czasie szukać konkretnych informacji etc.), co może być dla niej trudne, jaką unikalną wartość wnosi do zespołu, co od zespołu może otrzymać, czego może potrzebować etc.[5] Można o tym rozmawiać, natomiast dobrą praktyką, znacznie bardziej efektywną, jest korzystanie z informacji zawartych w badaniu kompetencji (takich jak DISC D3), które często było częścią procesu rekrutacji. Dzięki temu dowiadujemy się czego nowa osoba potrzebuje na poziomie komunikacji, delegowania, szybkiego wdrożenia się, a co może demotywować w pracy.

Doskonalenie procesu onboardingu

Aby doskonalić proces onboardingu, warto regularnie zbierać i analizować opinie nowych pracowników na temat ich doświadczeń w pierwszych dniach pracy. Można to osiągnąć poprzez przeprowadzanie ankiet lub rozmów z nowymi pracownikami, które pozwolą zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Przykładowe pytania o pierwszy dzień pracy, mogą brzmieć tak:

• Jakie były Twoje pierwsze wrażenia?
• Czy czułeś się dobrze poinformowany, poznałeś szczegółowy zakres obowiazków, procedury dotyczące rozliczania nadgodzin, obiegu dokumentów, zgłaszania urlopów itd.?
• Czy miałeś dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi?
• Czy poznałeś szczegółowy zakres obowiazków?
• Czy Twoje stanowisko pracy zostało odpowiednio przygotowane?
• Czy poczułeś się mile widziany w nowym miejscu pracy?
• Jakie jest obecnie Twoje zdanie na temat firmy?
• Czy jesteś zadowolony z decyzji o rozpoczęciu pracy w naszej firmie?

Uzyskując opinię o onboardingu ze strony pracownika, możemy upewnić się, że proces wdrażania jest skuteczny. Regularne zbieranie opinii pozwala na bieżąco monitorować proces onboardingu i ulepszać go tak, żeby tworzyć bardziej przyjazne i wspierające środowisko, w którym nowi pracownicy czują się docenieni i pewni od samego początku. Odpowiednio zadane pytania na temat pierwszego dnia pracy, jak i całego okresu wdrożenia mogą dostarczyć cennych informacji, które pozwalają również zweryfikować czy to, o czym opowiadasz na temat firmy na etapie rekrutacji i w ramach działań employer brandingowych jest zgodne z rzeczywistością.

Podsumowanie: Onboarding pracownika – co warto wiedzieć?

Aby zwiekszyć skuteczność onboardingu pracowników, warto stosować narzędzia, takie jak model DISC D3, które pomagają w lepszym zrozumieniu indywidualnych potrzeb i predyspozycji nowych pracowników. Dzięki nim możemy lepiej zrozumieć potrzeby nowego pracownika w zakresie komunikacji, delegowania zadań i szybkiego wdrażania się, a także zidentyfikować czynniki, które mogą go demotywować w pracy.

Zapewnij swoim nowym pracownikom najlepszy możliwy start! Wypełnij formularz, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak badanie DISC D3 i nasze doradztwo HR mogą zwiększyć efektywność procesu onboardingu w Twojej firmie.

[1] Raport Gamfi „Onboarding po polsku”.

[2] https://www.devlinpeck.com/content/employee-onboarding-statistics

[3] https://www.smartlunch.pl/blog/onboarding-czyli-wdrozenie-pracownika-na-czym-polega

[4] Tamże.

[5] Anna Sarnacka-Smith, „Zaangażowany zespół”, wydawnictwo MT Binzes