Słuchasz podcastu Everest LIDERA.
Cześć, nazywam się Ania Sarnacka-Smith. Zawodowo jestem menadżerem, konsultantem HR, przedsiębiorcą, właścicielką firmy Effectiveness.pl, która wspiera liderów w rozumieniu różnic osobowości i wykorzystywaniu tych informacji we właściwym doborze pracowników, podnoszeniu jakości współpracy i rozwijaniu postawy liderskiej.
Odcinek ,,To musi być zrobione. Dlaczego takie słowa nie działają”?
Cześć, dzień dobry. Dzisiaj przychodzę do Ciebie z serią komunikatów, listą komunikatów, które nazbierałam jako takie perełki, które mają wspólny mianownik, o którym powiem za chwilę i które wysyłane do pracowników w swojej istocie mają cel, wiemy co chcemy przekazać, ale one nie odgrywają tak dużej roli, jaką mogłyby odegrać. Nie działają tak bardzo, jak byśmy chciały, żeby działały.
Wszyscy chcemy, aby nasze komunikaty zostały usłyszane
Patrząc na sytuację od ogółu do szczegółu, za każdym razem, kiedy wysyłamy jakiś komunikat do naszych pracowników, czy to jest informacja zwrotna, czy to jest komunikat związany z delegowaniem, to chcemy, żeby ten komunikat został usłyszany, żeby on miał wartość, którą chcemy rzeczywiście przekazać, żeby tam odczytane było to, co naprawdę mamy na myśli. Ja wyłapałam serii tych komunikatów, z którymi do dzisiaj przychodzę, że one mają coś wspólnego, jak ten tytułowy, to musi być zrobione. W sytuacji, w której wysyłamy, uwaga, bezosobowe komunikaty, one niekoniecznie będą działać.
One, powiedzmy wprost, nie będą działać na taką skalę, na takim poziomie, na jakim byśmy chcieli. One tego celu nam nie zrealizują, jaki mamy na myśli. Nie wpłyną pozytywnie na poprawę wyników, nie spowodują, że inni będą czuli się zmotywowani.
No to lećmy z tymi komunikatami, które dla Ciebie dziś przygotowałam. Od razu powiem, że ten odcinek będzie krótszy niż poprzednie. Robię to bardzo celowo, żeby sprawdzić, czy taka forma może też odpowiadać i widzieć w niej wartość.
Jeśli tak, to też proszę Cię o komentarz czy informację zwrotną do mnie. Będę wiedziała, że właśnie ten kierunek jest wartościowy, a może powinnam wrócić do dłuższych form. Dobra, no to zaczynamy od tej frazy tytułowej.
Czy komunikat To musi być zrobione jest dobry?
To musi być zrobione. No niby co w tym złego? Mówię, w samej istocie tego, że coś musi być zrobione, nie ma nic złego. Tutaj chodzi menedżerowi o to, żeby coś zostało wykonane, żeby był efekt tego.
Tylko, że zobacz, jakie właśnie to jest bezosobowe. A można powiedzieć inaczej, chociażby potrzebuję, żebyście dokończyli to zadanie do piątku, nie do wtorku, ale dzięki temu będę mieć czas na zebranie danych zarządowi. Bardzo tego potrzebuję.
I wtedy zobacz, co się dzieje. W tym samym komunikacie słyszymy, ja potrzebuję. Odbiorca słyszy, kto wysyła ten komunikat.
Słyszy osobę, która summa summarum odpowiada za efekt tego, nad czym zespół ma pracować. Jest wysłany do konkretnej grupy, do tego zespołu, który chociażby jest na tym spotkaniu, jest podany konkret i nie ma tam takiego nakazowego charakteru. Bardzo często osoby, które są bardzo takie zadaniowe, bardzo dominujące w modelu DISC, one mają taką tendencję do mówienia, no to musi być zrobione.
Sprawdź, jak formułujesz komunikaty
Dlaczego? Dlatego, że wtedy to jest szybkie dla nas, jako dominujących, to jest konkretne, my wiemy o co tam chodzi. Natomiast inni niekoniecznie mogą to odebrać w ten sposób, na jakim nam zależy. Więc nie, poświęćmy ten czas na to, żeby poprzyglądać się temu, jak my ten komunikat formujemy.
Niech on będzie od ja, czego ja potrzebuję. I dlaczego? To też będzie mocno wskazywało na potrzeby lidera zespołu, liderki zespołu. No bo bardzo często problem w komunikacji bierze się z tego, w komunikacji oczekiwań, czy później egzekwowaniu oczekiwań.
Czy warto zaczynać od ja?
Problem bierze się z tego, że my nie mówimy, co jest dla nas ważne, nie mówimy, że czegoś potrzebujemy. Mówię, kiedy mamy taki nakazowy komunikat, to albo będzie grupa, która po prostu wykona to, no bo trzeba wykonać, bo to jest nakaz, a nie będzie koniecznie zmotywowana, nie będzie chciała z siebie dać więcej, żeby to wykonać. Więc nie, przyglądajmy się temu, żeby to było od ja i mówienie do konkretnych osób.
Jeszcze jedna, tylko dodatek do tego, bo zdarza się, że czasami słyszę, tak, ale nas na szkoleniach uczono, żeby nie mówić od ja, żeby mówić my, że musimy to zrobić, żebyśmy nad tym pracowali. Ja się z tym nie zgadzam osobiście. Ja uważam tak, mamy być to ambasadorami zespołów, natomiast nasz zespół potrzebuje usłyszeć, czego ja jako lider, liderka zespołu potrzebuję od niego, żeby on wykonał.
Dobra robota vs. konkretna pochwała — jak doceniać skuteczniej?
Bo inaczej zespół nie do końca też wie, jaka jest waga tych moich oczekiwań, jakie to jest coś dla mnie ważne, więc żebym była usłyszana, potrzebuję mówić o tym, czego ja potrzebuję. Lecimy dalej. To musi być zrobione, odhaczone, unikajmy tego.
Drugi taki perełkowy komunikat, no to dobra robota. Jak wiesz pewnie, jeśli mnie słuchasz, no ja mieszkam w Stanach, więc to jest to amerykański good job, awesome job. Ja naprawdę słyszę to na co drugim rogu.
I w mojej opinii, czy z mojego doświadczenia jak przyglądam się, zwykle mówię to osoby, które właśnie już bardziej są nastawione na emocje, na człowieka, które też chcą robić szybko, więc rzucają takie hasło dobrej roboty. Natomiast dla osób, które są zadaniowe, a dużo mamy osób w takich zespołach, ten komunikat to nie jest tak, że on jest zły. Ktoś mówił, no to co, lepiej to powiedzieć niż nic.
No pewnie, że lepiej, natomiast pytanie po co? Jak już wysyłam ten komunikat do pracownika i chcę go docenić, bo taki mam cel, niech będę precyzyjna i znowu mówię w komunikacie ja i wskazuję na konkretną wartość, którą pracownik wnosi. Więc zamiast dobra robota mogę powiedzieć, Aniu doceniam Twoją skrupulatność, zwłaszcza jeśli chodzi o wprowadzanie danych związanych z zamówieniami w poszczególnych miesiącach. Zobacz, doceniam, czyli znowu mówię ja, czyli druga strona słyszy, kto wysyła ten komunikat i druga strona słyszy, że ja o niej mówię, bo daję konkret, podaję przykład, czyli druga strona jakby nabiera pewności co do słuszności tego komunikatu.
Proszę to dopracować — jak zmienić bezosobowy feedback na bardziej precyzyjny?
Rzeczywiście on ma wartość, bo ja wiem o czym mówię. No dobra, idziemy dalej. Proszę to dopracować.
To też zdarza się, że rzucamy takie hasła. No i zobacz znowu, jakie to jest bezosobowe, chociaż jest powiedziane proszę, ale to dopracować. I w ten sposób potrafią komunikat wysyłać osoby też znowu bardzo zadaniowe, takie w modelu DISC, takie o wysokim stylu sumiennym.
Osoby, które dbają o jakość, o najwyższe standardy i mówią proszę to dopracować, czy dopracuj to. Nie? Nie, możesz powiedzieć to inaczej. Na przykład Magda, z mojej perspektywy raport wygląda dobrze, jest to o czym mówiłyśmy, natomiast to nad czym chciałabym, żebyś jeszcze popracowała i żebyś zwróciła uwagę, są to szczegóły w sekcji finansowej.
Czyli zobacz, w tym proszę to dopracować. Ok, jest wskazane, że to nie jest tak, że jest wszystko źle. Nie, ale zacznij od tego, co jest w porządku.
Jak dostrzegać dobre strony — konstruktywny feedback jako klucz do motywacji
Powiedz, że właśnie nie wiem, te sekcje, ta i ta, one już właśnie są przygotowane zgodnie z naszymi ustaleniami, a chcę żebyś jeszcze popracowała nad tym i nad tym. Wtedy to zbuduje takie też poczucie wartości, będzie wspierało poczucie wartości w pracowniku, to, że ty widzisz nie tylko to, co jest do poprawy, ale też to, co dana osoba robi dobrze. Oni naprawdę, wszyscy tego potrzebujemy, chociaż możemy się czasami wypierać my jako menadżerowie, że o, o, o, ja tego nie potrzebuję.
Na wszystkich dobrze to działa, kiedy to jest konstruktywna informacja, więc nie proszę doprecyzować, ale powiedz, czego ty potrzebujesz, wskaż na to, co było w porządku, a nad czym warto jeszcze, do czego się dana osoba może przyłożyć, co zrobić inaczej, lepiej. Kolejny komunikat, nie wygląda to dobrze. To znowu, często mówią to osoby, które są takie bardzo nastawione na jakość, na precyzję, na najwyższe standardy i znowu, intencja jest najlepsza na świecie, żeby to było dobrze zrobione, natomiast to, jaki komunikat wyślemy do drugiej strony, będzie miało znaczenie.
Więc zamiast powiedzieć, nie wygląda to dobrze, bo to jest totalnie bezosobowe, możesz powiedzieć, Mateusz, chcę, byś poprawił ten raport, uwzględnił to, gdzie jesteśmy, gdzie mamy być. Kiedy rozmawiamy o tym, słyszę, że dobrze wnioskujesz, bierzesz pod uwagę te informacje, ale potrzebujesz, żebyś też te materiale pisane w raporcie, też to uwzględnił. Czyli zobacz, znowu więcej precyzji, wskaż, co on robi dobrze, a co chcesz, żeby zrobił lepiej.
Dodawanie pewności siebie — jak formułować konstruktywny i wspierający komunikat
Wiele osób jest bardzo wrażliwych na niekonstruktywny komunikat krytyczny, więc jeśli chcemy, żeby ten komunikat, który wysyłamy, miał wartość, czyli przełożył się na to, że osoba zrobi to lepiej, czyli dodał jej skrzydła, to pokażmy, że wierzymy w tę osobę. Druga strona tego bardzo potrzebuje i pokażmy, że to my wierzymy w tę osobę, że ja wierzę w tę osobę, czyli chcę, żebyś poprawił, widzę, słyszę, że dobrze wnioskujesz. Dajmy zauważyć innym, że my widzimy też, co robią dobrze, przyłapujmy na tym.
No i jeszcze jedną perełkę mam dla Ciebie. Super, tak dalej, great, keep doing what you are doing – tak by Amerykanie powiedzieli, też to słyszę bardzo często. No i nawet tutaj nie wiem, co mam powiedzieć, no jest super, no i tak dalej.
Od ogólników do konkretów — dlaczego warto nadać komunikatom osobisty wymiar
To się odnosi znowu tak do tej dobrej roboty. Jasne, to jest lepsze niż nic, ale naprawdę stać nas na więcej. Pamiętajmy, że może na Ciebie, może na mnie, które z tych komunikatów zadziałają, w ogóle byśmy się nawet nad tymi zastanawiali, ale ja Ci w tym podcaście pokazuję, w jaki sposób dostrajać swój styl zarządzania do osób, które masz w zespole.
Więc podsumowując, komunikatom, które wysyłamy do naszych ludzi nadajmy bardziej osobisty, taki precyzyjny charakter. To będzie pomagało nam budować takie zrozumienie, będzie wspierało zaangażowanie pracowników. Przez to, że będziemy mówić przez komunikat ja, czyli mówić czego potrzebuję, co zauważam, co słyszę, co wnioskuję, czego potrzebuję, a czego, co akceptuję, czego nie akceptuję, czego chcę więcej i tak dalej, wskazując na konkretną osobę, co ona robi dobrze, jeśli coś robi dobrze, co chcemy, żeby robiła inaczej.
Więc o zadaniach mówmy bardzo, bardzo mocno przez osobę. Niech te nasze komunikaty nabierają mocno osobistego charakteru. No dobrze i na dziś to wszystko.
I tak jak na początku mówiłam, jeśli taka forma odpowiada Ci, to, to daj znać. A jeśli też nie odpowiada, to też proszę daj znać. Czy to w komentarzu pod tym odcinkiem, bądź w wiadomości do mnie.
To będzie dla mnie ważna informacja, żebym widziała w jakim kształcie przygotowywać kolejne materiały. A za dziś Ci dziękuję i do usłyszenia za dwa tygodnie.
