Słuchasz podcastu Everest LIDERA.
Cześć, nazywam się Ania Sarnacka-Smith. Zawodowo jestem managerem, konsultantem HR, przedsiębiorcą, właścicielką firmy effectiveness.pl, która wspiera liderów w rozumieniu różnic osobowości i wykorzystywaniu tych informacji we właściwym doborze pracowników, podnoszeniu jakości współpracy i rozwijaniu postawy liderskiej.
Tytuł tego odcinka: Jak rozmawiać z perfekcjonistą?
Cześć, dzień dobry. Dzisiaj na podcastowy warsztat biorę grupę pracowników bardzo wartościowych i potrzebnych, a jednocześnie, którzy czasami nas tak irytują, że głowa boli. A mowa jest o perfekcjonistach, o takich bardzo sumiennych osobach.
I w tym odcinku dowiesz się, skąd w ogóle bierze się to, że takie osoby mają silne umiłowanie do szczegółów, ale też i do problemów. A także, kiedy takie osoby warto mieć w zespole, bo bez dwóch zdań, potrzebujemy ich. A jak już je masz w zespole, to jak takie osoby doceniać, żeby usłyszały pochwałę. I jak też je krytykować, żeby wzięły sobie Twoje słowa do serca i coś konstruktywnego sobie z tym zrobiły, a nie np. czuły się urażone, bo wzięły Twoją krytykę bardzo osobiście.
Wpierw opowiem Ci o tym, jak takie osoby się zachowują, żebyś rozeznał się, o kim w Twoim zespole jest mowa. Później przejdę też do tego, dlaczego takie osoby to robią, bo dla mnie to jest kluczowe. Następnie opowiem Ci o tym, jak współpracować z taką osobą. Będę Ci o tym opowiadała na przykładach, tak żeby ten odcinek był bardzo praktyczny. Żebyś na koniec uznał, że: tak, to jest coś, co sobie mogę wykorzystać w rozmowie z takimi osobami.
Od razu zaznaczę też, że w mojej osobistej opinii, w perfekcjonizmie nie ma nic złego, jeśli właściwie go pojmujemy. Natomiast na pewno niewłaściwe jest nadużywanie tego i wiara w to, że zawsze musi być idealnie. Nie, nigdy nie będzie idealnie. I chodzi o to, żeby z tych swoich mocnych stron czerpać i je rozwijać, a nie je nadużywać. Bo pamiętajmy, że w osobowości jest tak, że wszystkie nasze mocne strony, kiedy są nadużywane, mogą stać się naszymi słabościami.
Zacznijmy od takich typowych zachowań i znaków rozpoznawczych takich osób. W modelu DISC, dominuje u nich sumienny styl zachowania. Są to osoby, które są bardzo skoncentrowane na zadaniu. I one, kiedy ich słuchasz, to będą mówić o zadaniu, a mniej o człowieku. To nie znaczy, że ten człowiek jest dla nich mniej ważny, ale ten focus u nich jest bardzo mocno na zadaniu. Ale co ważne, na tym zadaniu przez pryzmat poszczególnych kroków w procesie, one myślą: o A, o B i o C itd. Zwykle są to osoby bardzo dokładne i systematyczne. Celowo powiedziałam zwykle, bo takie osoby będą dokładne i systematyczne. I będą zadawać wiele pytań, do zagadnienia, którym się zajmują, po to, żeby dobrze zrozumieć sytuację. Ale zadzieje się to wtedy, kiedy będą czuły się komfortowo w swojej roli i w danym środowisku.
Mówię o tym, bo czasami jest tak, że kiedy mamy wokół siebie osoby bardzo sumienne, które dążą do najwyższych standardów, a ich szefowie mi mówią: a gdzie tam on jest dokładny? Właśnie, że pomija szczegóły. To zawsze jest znak tego, że coś się wokół tej osoby dzieje. Że coś jest w środowisku, może w waszej relacji, i powoduje, że ta osoba czuje się krytykowana, niedoceniona i nie czuje się pewnie, co do stanowiska i oczekiwań wobec niej, czy może też sama ze sobą, że te błędy się pojawiają.
I zwykle właśnie takie osoby są precyzyjne. One odnoszą się do szczegółów w komunikacji, ale też w sposobie wykonania danego zadania o te szczegóły dbają, bo one bardzo cenią sobie jakość. Ja kiedy myślę o osobach bardzo sumiennych, czasami używam synonimu perfekcyjny, perfekcjonista i osoba o silnym stylu zachowania sumiennym, to takim osobom rzeczywiście chodzi o jakość i wysokie standardy. Kiedy zapytasz taką osobę, na czym jej zależy, ona Ci powie, że właśnie jej chodzi o jakość. Takie osoby też są mocne w udoskonalaniu procesów, procedur – w tym są naprawdę kreatywne. Mi się kojarzy też taka osoba z takim realistą, taką osobą, która twardo stąpa po ziemi. Ona definiuje sytuacje, zbiera informacje wokół tego, co w ogóle się wydarzyło, podaje pomysły w wątpliwość, i robi to celowo, żeby dobrze zrozumieć, gdzie jesteśmy, ale też chce przewidzieć ewentualne potknięcia i dlatego patrzy na dane zagadnienie przez pryzmat ewentualnych zagrożeń.
I zwykle, kiedy przygotowujemy się do jakiegoś projektu, to dobrze jest, nie tylko patrzeć z perspektywy tego, co może tam wyjść i w jaki sukces to się przerodzi, ale warto też, spojrzeć na dane zagadnienie z drugiej strony, przez pryzmat tego, co może nie wyjść, żeby mieć ten plan B i C. I taka osoba tutaj, bez dwóch zadań, nam się przyda.
Takie osoby zwykle są też cierpliwe w realizacji, nawet powtarzalnych czynności. Dlaczego tak się dzieje? Bo tym osobom zależy na jakości. Kiedy mają jakąś swoją check listę, kiedy te czynności są powtarzalne i ich nie przerażają i nie nużą, to są spokojne, bo dzięki temu są w stanie zabezpieczyć to, że nie pojawi się gdzieś błąd. One wiedzą dokładnie, co sprawdzać i jak sprawdzać, w tych czynnościach, które wykonują kolejny i kolejny raz. I naprawdę dla tych osób nie jest to nużące.
Takie osoby przechodzą do działania zwykle, kiedy mają bardzo sprecyzowane oczekiwania. A te oczekiwania odnoszą się do tego: na czym się przede wszystkim mają skupić; co dla nas, jako nadawcy danego oczekiwania, komunikatu, co z naszej perspektywy jest priorytetem; jakie są czynniki sukcesu; co my chcemy osiągnąć; jak widzimy rolę danej osoby w danym zadaniu czy projekcie. Im więcej szczegółów i więcej precyzji w komunikacie, wówczas jesteśmy w stanie zabezpieczyć to, że przez drugą stronę będziemy usłyszani.
I taka osoba, może też mieć nieco negatywne nastawienie. Ona będzie zauważać początkowo przede wszystkim zagrożenie i niedoskonałości, i przez nie też będzie się komunikować. Dlatego tak czasami nas to irytuje, że zauważa coś, co może nie wyjść. Ale ona mówi i robi to w najlepszej intencji. I takie osoby, i tutaj będzie to ważne, skupiają się na przeszłości. Dlatego one analizują, poddają coś w wątpliwość. Bo one odnoszą się do tego: co np. w przeszłości wiedzą, że nie zadziałało; jakie mają doświadczenie i jakie doświadczenie ma zespół, którego są częścią; albo reorganizacja, którą tworzą. Więc ich punkt koncentracji na osi czasu nie jest w przyszłości. Ich punkt koncentracji jest bardzo w przeszłości.
Dlaczego takie osoby w ten sposób się zachowują, że procesują informacje, że wyłapują to, co może nie wyjść, no ale przez to, też są takie bardzo dokładne i systematyczne itd.? Otóż takie osoby obawiają się krytyki. One nie lubią, szczególnie tej niekonstruktywnej krytyki. I zwykle będą ją brać osobiście. Mówię zwykle, bo chodzi o to, że im więcej o sobie wiemy i mamy większa świadomość tego, jakie zachowania mamy i czego się gdzieś w środku obawiamy, to ten poziom krytyki może być mniejszy i nie będzie przejmował nad nami kontroli.
Może kiedyś już Ci o tym wspominałam, że ja u siebie mam duże nasilenie tego stylu C. I kiedyś ktoś mnie zapytał: Ania, ty żyjesz z różnic osobowości, wiesz tak dużo o sobie i nie powiesz mi chyba, że akurat ty się boisz krytyki?. Otóż mój drogi słuchaczu, oczywiście, że boję się krytyki, bo po prostu taka jestem. Tak jak powiedziałam, jest dużo dobrego w tym, że mam dużo w sobie sumienności. Ale tak, robię to wszystko dlatego, że ja się boję krytyki. Dzisiaj, kiedy to o sobie wiem, tak jak powiedziałam, jestem w stanie siebie zatrzymać, żeby nie nadużywać tego, żeby zatrzymać te negatywne myśli, też krytyczne w swojej głowie.
Jaki filtr do podejmowania działań ma taka osoba?
Ona sobie myśli w ten sposób, że lepiej nie popełniać błędu, niż podjąć ryzyko. No i z tego, też bierze się to, że ta osoba nie zawsze będzie działała jak rakieta, ona potrzebuje podejść bardziej metodycznie do danego zagadnienia. To nie oznacza, że ona będzie utykać w danym zagadnieniu. Ona będzie utykać w szczegółach, jeśli będzie nadużywać tego, co jest jej mocną stroną, czyli właśnie tej dokładności. I tutaj ta samoświadomość, edukacja na temat tego, jak ja mam, ile jest we mnie tego pierwiastka sumienności, a to bada badanie DISC D3, jest tak ważne.
I teraz tak. Ta osoba nierzadko skupia się na tym, co wymaga udoskonalenia, a nie na tym, co już jest dobre. I to właśnie, ta krytyczna komunikacja, czy ona w ten sposób jest odbierana przez otoczenie, ona nas często tak irytuje. Dlaczego tak się dzieje? Dzieje się to dlatego, że np. mamy inny styl komunikacji, niż ta osoba. I właśnie zobacz, na tej osi czasu, jeśli jesteś osobą, która skupia się bardzo mocno na przyszłości, albo na tu i teraz, i myśli bardzo pozytywnie, no to zwyczajnie osoba, którą będzie skupiała się na innym punkcie w czasie, będzie Ciebie irytowała. Ta irytacja będzie się brała z tego, że ta osoba będzie potrzebować więcej czasu do tego, żeby daną czynność wykonać i wszystko sprawdzić. Dlatego tak ważne jest to, żeby rozumieć, jaki styl zachowania Ty masz i jaki styl zachowania ma ta druga strona. No i też samemu przyglądać się temu, czy ja tych moich zachowań nie nadużywam.
Wiedząc już, jak taka osoba się zachowuje i dlaczego ona tak robi. Przejdźmy do tego, jak się komunikować z osobą o wysokim stylu sumiennym. Jeśli znasz model DISC, to jest wysoki styl C. I jeszcze tylko dodam, bo bardzo mi zależy na tym, żeby być dobrze zrozumianą, że wszyscy mamy w sobie sumienność. Tutaj chodzi o to, na jakim stopniu intensywności ona się u nas ujawnia. I w tym potrzebujemy badania, żeby zmierzyć na jakim to jest poziomie, aby móc później z tą sumiennością pracować i dobrze z niej korzystać.
Wracając do tego, jak komunikować się z taką osobą? Otóż, w rozmowie odnoś się do faktów, do ustaleń, a nie do ogólników. Np. nie mów: dobrze to zaprezentowałaś, doskonale, super robota. Takie osoby naprawdę są tymi słowami zirytowane. Albo nie biorą takiego komunikatu na poważnie, że jest fajnie coś zrobione, fajnie to wyszło. Dla takich osób, to nic nie oznacza. Zamiast tego, powiedz: jestem pod wrażenie wnikliwości Twojej analizy. Wziąłeś pod uwagę to, czy tam to. Wyłapywałeś powiązania pomiędzy poszczególnymi zagadnieniami. I to jest dla nich docenienie. W ten sposób mówimy do tych osób. Im więcej szczegółów podajemy, tym lepiej. Im mocniej odnosimy się do tego, co dana osoba robi, tym lepiej i mocniej odnosimy się do tej cechy pozytywnej, którą ona ma, ona vs. inne osoby, co ona takiego unikalnego wnosi do zespołu – jak np. w tym przykładzie, który Ci podałam, że jest właśnie taka wnikliwość, to doceń tą wnikliwość. Na tym się bardzo skup, w tym pozytywnym komunikacie.
Idąc dalej. Taki też życiowy przykład. Jeśli chcesz zadzwonić lub napisać do takiej osoby, to nie komunikuj się z nią bez konkretnego powodu. Nic tak bardzo nie rozprasza takich osób, jak taka rozmowa bez celu. Przyznam się, że ja mam taką tendencję do tego, że coś mi przyjdzie na myśli i z mojej perspektywy ma to sens, więc np. dzwonię do takiej osoby. Bardzo się w tym pilnuję, ale mam taką tendencję. I ja widzę, jak dla takich osób bywa to trudne. To nie jest tak, że nie odbiorą ode mnie telefonu, czy nie odczytają wiadomości. Natomiast to bardzo je rozprasza i to nie jest dla nich dobre, ani komfortowe. I uczę się sama też tego, że kiedy z mojej perspektywy czuję, że to jest naprawdę ważne, mimo tego, że nie umawiałam się, że dzisiaj zadzwonię; nawet komunikowałam to, że dzisiaj spokojnie skup się, mamy wszystko potwierdzone, jednak czuję, że potrzebuje z tą osobą tu i teraz, o tym porozmawiać. To np. kiedy dzwonię od razu zaznaczam, w jakim celu dzwonię, np. żeby potwierdzić ten materiał, który mi przesłałaś wczoraj, ale chcę dzisiaj to dopiąć z takiego, a nie innego powodu, bo to jest bardzo ważne (np. kluczowe w danym projekcie). Zmierzam do tego, żebyś nazwał, jaki jest cel tej rozmowy. Żeby ta duga osoba czuła, że rzeczywiście ta rozmowa jest potrzebna. Żeby jej też nie irytowało to, że przerywasz jej proces, który ona właśnie realizuje. Więc zobacz, mówimy, że te osoby sumienne, ci nasi perfekcjoniści nas irytują, ale my też często innym zachowaniem, niż oni, też ich irytujemy. No takie jest życie. Dlatego chodzi o to, żeby rozumieć lepiej siebie nawzajem w zespołach.
Kolejna wskazówka, którą chcę się z Tobą podzielić, żeby nie oczekiwać natychmiastowej odpowiedzi rozwiązania od takiej osoby, lecz dać jej czas na reakcje. Jeśli wiesz, kiedy chcesz otrzymać odpowiedź, to możesz zapytać w ten sposób: czy możemy za godzinę podsumować ten materiał?; zależy mi na tym, żeby do godziny 17 otrzymać odpowiedź, czy możemy się tak umówić?. Czyli tu nie chodzi o to, że teraz masz siedzieć cicho, bo wiesz, że ta osoba tak ma i nie powinno się jej przeszkadzać. Nie, chodzi o to, żeby nazywać to, co będzie dla niej ważne. Dla takiej osoby ważne jest to, żeby dać jej czas, do tego, żeby ona mogła sobie przeanalizować informacje. I ja tak mam, że pytałam: i co ty na to?; jak widzisz daną sytuację?. Ja mam zwykle tak, że łatwo wpadam na rozwiązania, ale nauczyłam się tego, że nie każdy tak ma. I osoby, o wysokiej intensywności czy silnym natężeniu, tego stylu sumiennego, potrzebują więcej czasu. Więc umawiam się na to z nimi, kiedy do tego wrócę. Ale też są takie sytuacje, kiedy rzeczywiście potrzebuję tu i teraz znaleźć odpowiedź. To mówię: słuchaj, zależy mi na tym, żeby tu i teraz poznać twoje spostrzeżenia na temat tej sytuacji, to jest dla mnie bardzo ważne.
Kolejna wskazówka, która wiąże się z tym, o czym mówiłam wcześniej, lecz chcę ją jeszcze raz podkreślić. A mianowicie, żeby przekazywać jak najwięcej szczegółów. To jest to, o czym mówiłam w tym docenieniu, czy chociażby w delegowaniu. Żeby powiedzieć: wróć do mnie z tym materiałem do tego dnia. W relacji z taką osobą, nie będziesz przesadzał, mówiąc o szczegółach. Kiedy chcesz, żeby wróciła do Ciebie z tym we wtorek, to powiedz. Ale doprecyzuj, że dla Ciebie wtorek, to jest np. do godz. 17. Albo we wtorek, nie ma dla Ciebie znaczenia, o której godzinie. Ważne, żeby to był wtorek, bo do tego usiądziesz w środę. Im więcej szczegółów, tym lepiej.
Zdarzyło mi się, coś takiego usłyszeć od managera: Ania, ale ja mam wrażenie, że jak ja zacznę komunikować się z taką osoba w ten sposób, to weźmie mnie za idiotę. Albo uzna, że ja jestem idiotą i nie rozumiem czym jest wtorek, albo do końca dnia. Cytuję takie sformułowania, które słyszę, bo one są bardzo prawdziwe i na tym mi zależy, żebyś w ten sposób też odsłuchiwał i odczytywał te sytuacje. Więc odnosząc się do tego komentarza, chcę powiedzieć, że taka osoba nie uzna Cię za idiotę. Ona naprawdę doceni to, że w Twoim komunikacie będą szczegóły.
Przejdźmy teraz do krytyki. Ważne jest, aby takiej osobie nie dać wprost poczuć, że jest krytykowana. Zaraz będę to wyjaśniać. Otóż chodzi o to, żeby pomóc tej osobie wyłapać to, że my krytykujemy zadanie, nad którym ona pracuje, czy które zrobiła, gdzie widzimy błąd i chcemy, żeby coś naprawiła. Ona z klucza, będzie odbierała to, jako krytykę danej osoby. Więc mówię o tym, żebyś miał na to uwagę, odsłuch, że to będzie dla tej osoby naturalnym słyszeniem. I chodzi o to, żeby pomóc takiej osobie skoncentrować się na poprawieniu zadania. Czyli zobacz, pomóc jej iść do przyszłości, a nie skupiać się na tym, że to ona popełniła błąd, coś co było przeszłości. Bo ona z klucza, na tym się będzie koncentrować.
Podam Ci przykład. Zamiast powiedzieć: Twoje prognozy były naprawdę nietrafione, źle to przekalkulowałeś. Możesz powiedzieć: dane, które mi przedstawiłeś, jako prognozy były zaniżone. Z doświadczenia wiem, że dobrą praktyką jest zrobienie listy kontrolnej, aby następnym razem mieć pewność, że masz wszystkie informacje, zanim przedstawiasz te diagnozy. Co Ty na to?. Postaraj się pokazać, jak to zadanie ma być wykonane, co z Twojej perspektywy można było zrobić inaczej. Pamiętaj o tym, że takiej osobie będzie ciężko pójść do przyszłości. Często mówimy, że błędy są w porządku, co jest prawdą, ważne żebyśmy brali z nich lekcje i powinniśmy iść do przyszłości. Tak, tylko jeśli naturalnie tak masz osobowościowo, to jest dla Ciebie dość proste. Natomiast jest grupa osób, dla których wcale to nie jest takie proste. I one w naszych zespołach potrzebują wyciągnięcia ich do przyszłości i wskazania, że: słuchaj, bardzo Cię cenię. Jesteś wartościowym pracownikiem. Natomiast dzisiaj skupiam się na zadaniu, które wykonałeś. Chcę pogadać o tym, co tutaj nie zadziałało i wokół tego chcę wyciągnąć lekcje.
We wstępie, powiedziałam o tym, że widzę Ciebie, jako wartościowego pracownika – warto o tym pamiętać, kiedy widzisz, że taka osoba popada w taki scenariusz czarno-biały. Że jak już popełniła błąd i Ty wskazujesz na ten błąd, to taka osoba może uznać, zwłaszcza ta z niskim poczuciem wartości i brakiem pewności siebie, że się do tego nie nadaje. Albo może uznać, że skoro ją dzisiaj krytykujesz, to na pewno krytykujesz wszystko, co ona robi, a także i ją. No przecież dobrze wiesz, że tak nie jest. Chodzi Ci tylko, o to konkretne zadanie, o coś co właśnie się wydarzyło.
Więc pomóż takiej osobie wyjść z przeszłości i patrzeć na sytuację z perspektywy przyszłości i nie w czarno-białym scenariuszu. Że ten jeden błąd nie przekreśla tego, że taka osoba dba o jakość.
Ważne, aby taką osobę naprowadzić na to, że np. mówisz o danym projekcie, a nie o całokształcie jej pracy i o tym, co wnosi do zespołu czy organizacji. Skupmy się na tym, co następnym razem może zrobić lepiej, czyli pooddzielać człowieka od zadania. Wiem, że to nie jest proste. No, ale bycie liderem zespołu nie jest proste. I skoro w tej roli jesteśmy, to mamy wyzwania. I współpraca z osobą, która tak bardzo dba o jakość i wysokie standardy, która ma wysoki poziom sumienności jest często wyzwaniem. Więc warto nauczyć się tego, jak na to wyzwanie odpowiadać. A niezwykle użyteczne będzie dla Ciebie to, kiedy będziesz wiedział, jaki poziom sumienności Ty masz, a jaki poziom sumienności jest w Twoim zespole. Żebyś wiedział też, jak bardzo to u danej osoby będzie się odzywało. A tak jak wspomniałam, do tego potrzebujesz już narzędzia pomiaru kompetencji.
I na koniec, chciałam Cię prosić o pozostawienie śladu po tym, że odsłuchałeś ten odcinek, jeśli uważasz te informacje za wartościowe. O co mogę prosić? Może komentarz, na wybranej platformie streamingowej, Spotify, albo na Linkedin. Każda taka reakcja pomoże mi w tym, żeby dotrzeć do nowych słuchaczy. Ale nie ukrywam, że będzie to też dla mnie motywujące do nagrywania kolejnych odcinków.
Z góry Ci za to dziękuję, a na koniec mówię – do usłyszenia za dwa tygodnie!
