Słuchasz podcastu Everest LIDERA.
Cześć, nazywam się Ania Sarnacka-Smith, zawodowo jestem menadżerem, konsultantem HR, przedsiębiorcą, właścicielką firmy Effectiveness.pl, która wspiera liderów w rozumieniu różnic osobowości i wykorzystywaniu tych informacji we właściwym doborze pracowników, podnoszeniu jakości współpracy i rozwijaniu postawy liderskiej.
Odcinek ,,Onboarding, który napędza biznes. Jak dobrze wdrażać nowych pracowników?’’
Cześć, dzień dobry. Onboarding to nie tylko formalność, to jest fundament, na którym budujemy zaangażowanie, na którym budujemy efektywność i lojalność nowych pracowników. Jakie korzyści odnosi firma, gdy robi to dobrze, a jakie błędy popełniamy najczęściej i co daje wdrożenie narzędzi diagnozy kompetencji do tego procesu? W tym odcinku Everestu lidera rozmawiam z moją gościnią – Justyną Baran – o tym, jak strategiczny onboarding wpływa na rozwój biznesu i satysfakcję klientów.
Strategiczny onboarding – dlaczego warto w niego inwestować?
A: Cześć Justyno.
J: Cześć.
A: Justyno, to zacznę od prośby do Ciebie o przedstawienie się nam, abyś też powiedziała, gdzie ten onboarding ma miejsce w Twojej zawodowej praktyce.
J: Może zacznę od tego, że nazywam się Justyna Baran i na co dzień łączę zarządzanie zespołem HR z tworzeniem kultury firmy opartej na rozwoju kompetencji miękkich i tutaj wspierając zarówno zespoły, jak i indywidualny rozwój naszych pracowników. Dokładnie dwa lata temu, tak już policzyłam, że zdobyłam certyfikację DISC D3, dzięki której zostałam konsultantką. Wprowadziłam to narzędzie do naszej firmy i od tego czasu aktywnie z niego korzystamy.
Dzisiaj właśnie w odpowiedzi na zaproszenie Ani do tego odcinka chciałabym podzielić się z Wami zastosowaniem wspomnianego narzędzia w procesie onboardingu, który jest jednym z obszarów, w którym świetnie się u nas sprawdza.
A: Ja słyszałam też wielokrotnie, że Ty też osobiście czerpiesz satysfakcję z tego, bo widzisz efekty, więc o tym za chwilę. Ale zacznijmy Justyna od tego, co zyskuje biznes na tym, że zadba o ten onboarding? Co na tym traci? Powiedz słowo o tym.
J: Na początek dosłownie może w kilku zdaniach, czym ten onboarding jest, a czym nie jest, bo nie każdy z nim spotyka się na co dzień w swojej pracy zawodowej. Przyszło mi do głowy takie porównanie, że onboarding to jak pierwsze dni w nowym mieście. Jeżeli ktoś pokaże Ci drogę, podpowie, gdzie warto pójść, gdzie zjeść, czego unikać, no to szybko poczujesz się pewniej i zaczniesz zwiedzać to miasto i działać.
A jeżeli zostaniesz rzucony na głęboką wodę, bez żadnej mapy, bez wskazówek, to stracisz po prostu mnóstwo czasu na błądzenie i de facto możesz w ogóle zrezygnować z dalszej podróży. Onboarding, podobnie jak zwiedzanie, to proces poznawania nowego miejsca, firmy, zespołu, zasad pracy. Kiedy pracownik czuje, że ktoś go prowadzi i wspiera, to nie tylko łatwiej jest mu się zaadaptować, ale zaczyna też dostrzegać sens w tym, co robi na co dzień.
I to sprawia, że staje się bardziej zaangażowany, działa sprawniej, czuje się częścią całości, a jego motywacja rośnie. Bez tego nowy pracownik nie wie, dokąd zmierza i jaką odgrywa rolę.
A: Justyna, jestem ciekawa Twojego podejścia do tego, kiedy to zwiedzanie się zaczyna, kiedy ten onboarding się zaczyna, bo też wiem, że są różne tego postrzegania.
Jak dobrze zaplanowany onboarding wpływa na zaangażowanie i efektywność?
J: Tak, tutaj cofamy się tak naprawdę o jeden krok wstecz, ponieważ istnieje taki termin jak pre-onboarding i według mnie wtedy to się wszystko zaczyna. Czyli nie czekamy na pierwszy dzień pracy nowego pracownika, tylko musimy się cofnąć, zrobić kilka kroków wstecz, zastanowić się nad tym, jak ten proces będzie wyglądał, dla kogo ten proces tworzymy i wtedy dopiero płynnie przechodzimy od pierwszego dnia w proces, który nazywamy onboardingiem.
A: Powiedziałaś o tym zwiedzaniu, bardzo przemawia do mnie ta metafora, a z punktu widzenia firmy czy managera, dlaczego w ten proces jest warto zainwestować? Bo to, że będzie pracownikowi dobrze, to w porządku. A co z punktu widzenia drugiej strony?
J: Wiesz co, wydaje mi się, że tworząc tak zwaną mapę dla nowego pracownika, dzięki czemu po prostu rozumiemy jego nastawienie, motywację, wartości, podejście do środowiska pracy, nie musimy zgadywać jak on się zachowa, tylko my to wszystko na podstawie badania wiemy wcześniej, dzięki czemu możemy ten proces prowadzić indywidualnie i przygotować tą ścieżkę dla konkretnego człowieka.
A: Sprawdzę z Tobą, bo Ty się na tym lepiej znasz, czy to jest tak, że proces onboardingu i to jak my go poprowadzimy ma wpływ na to, kiedy ten pracownik zaczyna być produktywny?
J: Oczywiście, że tak, bo nie musimy tutaj, wiesz, czekać dni, tygodnie, miesiące czy nawet lata, jak to często można zauważyć w niektórych firmach.
DISC D3 w onboardingu – klucz do lepszego startu nowego pracownika
Pracownik, który ma konkretne wskazówki, posiada wsparcie nie tylko od zespołu, ale również od swojego managera. Jest w stanie z jednej strony dopasować się do wymagań managera i firmy, ale z drugiej strony dać z siebie wszystko co najlepsze, dzięki czemu po prostu efektywnie wykonuje swoje zadania.
A: W takim razie opowiedz mi jak Wy u siebie w firmie prowadzicie proces? Jak on wygląda? To Twój taki konik, więc tutaj daję Tobie pole.
J: Wiesz co, od jakiegoś czasu DISC D3 stał się jednym z kluczowych narzędzi w naszych procesach HR-owych. Onboarding jest właśnie jednym z nich. Tak jak wspomniałam, mając wynik badania, my wszystko wiemy tak naprawdę przed pierwszym dniem pracownika w firmie, dzięki czemu po prostu ten proces u nas działa.
Odpowiadając na Twoje pytanie, dlaczego się tak dzieje, dlaczego u nas to wychodzi sprawnie, pewnie też wielu z Was się teraz nad tym zastanawia, według mnie odpowiedź jest prosta – każdy kto bierze udział u nas w procesie onboardingu wie jak się do niego przygotować i na co zwrócić uwagę projektując ten proces, by rzeczywiście dopasować całość do osoby, która do nas dołączy.
Onboarding dopasowany do stylu pracy – klucz do szybkiej adaptacji i efektywności
Weźmy na przykład onboarding z naszego firmowego podwórka, o którym chętnie Wam opowiem. Do naszego zespołu dołączył samodzielny pracownik o profilu CS, z preferowaną rolą zespołową Realizatora. Wiedzieliśmy, że taka osoba najlepiej działa, gdy ma uporządkowane informacje, jasne instrukcje, konkretne zadania, gdy pozna strukturę i nie zostawiliśmy tej osoby w chaosie i ogólnych hasłach, tylko od pierwszego dnia ta osoba dostała proces dopasowany do swojego stylu pracy.
No i jaki jest efekt? Efekt jest taki, że po trzech miesiącach ta osoba nie tylko świetnie się odnalazła w firmie czy w zespole, ale też bez problemów dowozi zlecone zadania.
A: Jeśli dobrze zrozumiałam, to cały proces wdrażania pracownika projektujecie biorąc pod uwagę czego ta osoba będzie potrzebowała, żeby jak najszybciej zaadaptować się w organizacji.
J: Tak, ponieważ zależy nam na tym, aby omawiany proces nie kończył się na pierwszych godzinach, tygodniach czy miesiącach, ale faktycznie dawał takie realne wsparcie przez kolejne miesiące i nawet lata.
Dlaczego indywidualne podejście w onboardingu ma znaczenie?
Trzeba tutaj pamiętać, że wdrożenie to nie tylko są checklisty i szkolenia, ale to moment, w którym nowa osoba ma poczuć, że to jest jej miejsce, że ma przestrzeń na zadawanie pytań i że nie jest pozostawiona sama sobie.
A: Powiedziałaś o tym, jak dobrze to robicie, natomiast z Twojej perspektywy, jakie najczęściej błędy popełniają firmy, jeśli chodzi o onboarding?
J: Najczęstszy błąd to traktowanie onboardingu jako jednorazowego wydarzenia. Na zasadzie po prostu pokażemy pracownikowi biurko, załóżmy mu maila, dajmy dostępy i jakoś to będzie.
Jest to myślenie, które pomija fakt, że onboarding jest procesem, procesem, który trwa, a nie jednorazową akcją. Drugim błędem jest założenie, że każdy nowy pracownik jest taki sam, czyli nie bierzemy tutaj pod uwagę indywidualnych różnic w stylach komunikacji, podejściu do pracy. Kolejna rzecz, jeżeli mowa o działaniach, to nie traktujmy onboardingu właśnie jak checklisty.
Indywidualne podejście kluczem do sukcesu – dlaczego jeden schemat onboardingowy to za mało?
Owszem, informacje należy przekazać każdemu pracownikowi, ale nie zapominajmy, że ten proces jest dla ludzi. Czyli nowy pracownik potrzebuje czegoś więcej niż dostępu do wewnętrznych narzędzi, do welcome packów. Jeśli nie damy mu przestrzeni na poznanie zespołu, możliwości zadawania pytań, stopniowego wchodzenia w swoją rolę, w zadania, to może minąć naprawdę sporo czasu, zanim on poczuje się częścią zespołu i częścią całości.
Zauważyłam też, że często podchodzimy do onboardingu schematycznie, czyli jedna ścieżka dla wszystkich, niezależnie od roli, niezależnie od seniority, niezależnie od branży, a przecież każdy pracownik uczy się inaczej, ma inne potrzeby, inaczej odnajduje się w nowym środowisku pracy. I według mnie, im szybciej i lepiej to zrozumiemy i dopasujemy ten proces, tym szybciej nowa osoba poczuje się pewnie na naszym pokładzie i będzie mogła po prostu działać na pełnych obrotach.
Onboarding to dopiero początek – jak sprawdzać, czy działa naprawdę?
Pozostaje nam jeszcze monitoring. Zdarza się, że nie sprawdzamy postępów onboardingu na bieżąco, nie sprawdzamy jak czuje się pracownik, czy napotkał jakieś trudności i co możemy zrobić, żeby mu realnie pomóc. Także pamiętajcie, nie czekajcie trzech czy sześciu miesięcy na zebranie feedbacku, róbcie to w czasie rzeczywistym, róbcie to regularnie.
A: W jaki sposób monitorujecie efekty onboardingu?
J: Jeżeli chodzi o monitorowanie procesu, to miałam okazję rozmawiać zarówno z menadżerem, jak i z nowo zatrudnioną osobą, aby poznać ich perspektywy na temat naszego procesu. Ocena z obu stron była i jest w dalszym ciągu bardzo pozytywna. Pracownik tutaj zaznaczył, że otrzymał wszystko, czego potrzebował, zarówno takie bieżące wsparcie, jak i wszystkie wyjaśnienia po drodze, ale był też czas na zapoznanie się z zespołem, z zadaniami, z celami.
Menadżer również zadowolony, ponieważ już przed dołączeniem pracownika do firmy otrzymał jasne wytyczne co do tego, w jaki sposób przygotować wdrożenie i komunikację z tym pracownikiem, bez zbędnego „wydaje mi się”.
A: Fajne to jest to, co powiedziałaś – „wydaje mi się”. To jest częste, a nie musimy zgadywać, czego ta osoba będzie potrzebowała.
Dlaczego personalizacja onboardingu to klucz do sukcesu?
A: Justyna, a jak byś poradziła sobie z takim wyzwaniem, ja bym to nazwała, niektórzy nazywają problemem. Zdarza mi się to słyszeć wcale nie tak rzadko: „Co to znaczy, że ja mam dostosowywać proces pod różne osoby? No to ja się zarobię, nie ma to czasu. Czy nie można mieć jednego, który będzie działał do wszystkich?” Jak ty sobie z tym radzisz?
J: Wiesz co, to jest właśnie piękne w nas, że każdy jest inny. Nie, nie można mieć jednego procesu, jeżeli chcemy, żeby on przebiegał sprawnie i żeby każda ze stron była zadowolona.
A: Tak, ja tak sobie myślę i to też doświadczenie mi pokazuje, że mamy pewien wzorzec zachowania, osobowości. To nie jest tak, że będziemy mieć 1500 ścieżek. Nie, te ścieżki będą nam się powtarzać, ale chyba chodzi o to, co u Ciebie mocno wyczuwam, że najpierw zauważ tego człowieka, którego zapraszasz. Na nim się koncentrujemy.
Onboarding jako proces głębszego poznania – jak DISC D3 pomaga w skutecznej adaptacji nowych pracowników
A powiedz mi, Justyna, co Cię najbardziej pasjonuje w onboardingu? Ja słyszę, jak Ty o tym opowiadasz, też wcześniej czytałam, jak o tym piszesz. Czuję, jak Ty bardzo w tym pływasz. Co Cię w tym pasjonuje?
J: Bardzo lubię, kiedy można dojrzeć, że jeden człowiek poświęcił chwilę czasu na to, aby zrozumieć drugiego. Niezależnie od tego, czy mówimy o procesie HR-owym czy jakimś innym istniejącym w biznesie, to z jednej strony jest człowiek i z drugiej strony jest człowiek. Bardzo lubię zadawać pytania po to, żeby poznać tą osobę. Z drugiej strony lubię odpowiadać na pytania, bo wtedy wiem, że druga osoba interesuje się mną.
Według mnie to jest jakby kluczowe we współpracy, niezależnie od tego, na jakim poziomie. Pracownik, menadżer, zarząd i tak dalej, żeby po prostu dwie strony się poznały. Onboarding daje mi taką wartość w tym wszystkim, że można zejść głębiej, że to nie jest tylko przedstawienie się, podpisanie umowy i powiedzenie, to jest twój menadżer, tylko można naprawdę dokopać się, mówiąc kolokwialnie, do fajnych rzeczy, które zresztą przy pomocy DISC D3 można wykorzystać właśnie w kolejnych procesach i przy tym się nie mylić.
A: Pięknie to podsumowałaś. Jeszcze spojrzałabym na onboarding trochę z szerszej perspektywy. Zobaczmy, czy to jest właściwy kierunek.
Indywidualny onboarding – tajemnica szybszej adaptacji i lepszej obsługi klienta
Czy to jest tak, że skutecznie poprowadzony onboarding ma jakiś wpływ na to, jak obsługujecie klientów, co Wasi klienci dostają, czyli na ten ostateczny wynik?
J: Niezależnie od tego, czy mówimy o kliencie wewnętrznym czy zewnętrznym, bo różnie to bywa w naszych pracach i we współpracach, to według mnie jest to taka prosta matematyka, bo im szybciej nowa osoba odnajdzie się w zespole czy w firmie, tym szybciej zacznie w pełni działać. I tutaj oszczędzamy czas, my jako firma czy klient i eliminujemy wszelaki stres i chaos. Nowy pracownik nie musi tutaj tracić wspomnianych tygodni czy miesięcy na zastanawianie się, czego od niego oczekujemy, jak podejść do zadań, bo my już to wiemy. A jeżeli my to wiemy, no to klient również dostaje efekty szybciej.
A: To, co ja sobie biorę, Justyno, z Twojego dzielenia się Twoim doświadczeniem, to to, że onboarding rzeczywiście napędza biznes. To jest przygotowanie tego pracownika do tego, jak on będzie klienta wewnętrznego czy zewnętrznego obsługiwał. Ważne jest to, że on jest w ogóle potrzebny, że on nie ma jednego procesu do wszystkich pracowników. On powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb i daje dużo też korzyści menedżerowi. Kiedy w procesie onboardingu weźmiemy pod uwagę różnice osobowości, wówczas menedżerowi też jest łatwiej wdrażać naturalnie tego pracownika. Czy jest coś, co jeszcze byś dodała?
J: Ciekawi mnie, co Słuchacze myślą o wspomnianym podejściu do takiego onboardingu.
Czy może macie swoje sposoby na personalizację procesu?
A: Do tego bardzo, bardzo gorąco Was zapraszamy. Podzielcie się swoim komentarzem, a może nawet w kontrze, dajcie znać, że nie, uważacie, że inna ścieżka jest właściwa. Wierzę, że też Justyna jest osobą, która ma dużą otwartość na to, żeby poznać inną perspektywę.
Za dziś bardzo dziękuję naszym Słuchaczom, a Justyno, Tobie bardzo dziękuję za podzielenie się swoim doświadczeniem.
J: Dziękuję również.
A: A my słyszymy się za dwa tygodnie.
