Słuchasz podcastu Everest LIDERA.
Cześć, nazywam się Ania Sarnacka-Smith. Zawodowo jestem menadżerem, konsultantem HR, przedsiębiorcą, właścicielką firmy Effectiveness.pl, która wspiera liderów w rozumieniu różnic osobowości i wykorzystywaniu tych informacji we właściwym doborze pracowników, podnoszeniu jakości współpracy i rozwijaniu postawy liderskiej.
Odcinek ,,Czy są pytania? Dlaczego to pytanie nie działa?’’
Cześć, dzień dobry. Jako menadżerowie jesteśmy od tego, żeby odpowiadać na pytania pracowników. Te pytania pracowników, nasze odpowiedzi, one mają być takim systemem wsparcia. Od tego jesteśmy, żeby pomóc im iść w tej drodze do celu.
Dlaczego pytanie Czy są pytania? nie zawsze działa? Jak skutecznie wspierać pracowników w zadawaniu pytań
I zwykle jest tak, że my mówimy pracownikom o tym, że jesteśmy właśnie od tego, żeby na te pytania odpowiedzieć, że jesteśmy na to otwarci, mamy taką politykę otwartych drzwi. Jak coś masz, to przychodź. Stąd też zadajemy to pytanie, czy są jakieś pytania. Jak są, to ja z przyjemnością na nie odpowiem. Ale dobrze wiesz, że życie, życiem i bardzo często jest tak, że kiedy zadajemy to pytanie, czy są pytania, to my tych pytań wcale nie dostajemy. I to może się rodzić taka frustracja.
Co za ludzie. Ja pokazuję, że jestem otwarta, otwarta na to, żeby na te pytania odpowiedzieć, żeby wspierać, a ludzie nie mają pytań. Ludzie słyszą czasami, że mają w sobie jakieś takie ciekawości, nie są przygotowani.
Taki jest nasz odbiór. I to może być frustrujące, szczególnie kiedy później musisz mierzyć się z tym, że trzeba coś poprawiać, trzeba posprzątać sytuację. A kiedy te pytania by się pojawiły, to byśmy mogli przewidzieć jakieś trudności wcześniej temu zaradzić.
Dlaczego mimo najlepszych intencji pracownicy nie zawsze zadają pytania? Przewidywanie trudności w zarządzaniu komunikacją
No dobrze, to chcę Ci dzisiaj pokazać, jak to pytanie o pytania możesz zadawać inaczej. To jest pierwsza kwestia. A druga kwestia jest taka, że chcę Ci pokazać, dlaczego pracownicy, mimo że nawet jak już przeformułujesz podręcznikowo, bardzo taki otwarty, zapraszający do dyskusji sposób, to i tak tych pytań mogą nie zadawać.
Ale lepiej to wiedzieć niż tego nie wiedzieć, bo kiedy to wiesz, to możesz tą sytuacją zarządzić i trudności przewidzieć. No dobrze, to zacznijmy od tego, że kiedy zadajesz pytanie, czy są pytania na sali. Jak nie ma pytań, to zamykamy posiedzenie, zamykamy drzwi i do widzenia.
Nie ma przestrzeni w ogóle na rozmowę. To jest pytanie zadane do nie wiadomo kogo, czy do nikogo. Ja nazywam to takimi pytaniami bezosobowymi. O tej bezosobowości pytań i stwierdzeń mówiłam w 89. odcinku, to musi być zrobione. To brzmi podobnie.
Efektywność komunikacji w zespole, czyli jak zadawać pytania, by były zrozumiane i skuteczne
To musi być zrobione, czy są pytania. I w naturze tego stwierdzenia, czy pytania, nie ma nic złego. Jak zadajesz pytanie, czy są pytania, to ja wiem jaka jest intencja. Jak je masz, to ja tu jestem, żeby na nie odpowiedzieć. Ale to, na co chcę Cię uczulić, wierzę, że ten podcast temu służy, żeby Ci pokazać, że o efektywności tego, jak prowadzisz zespół, decyduje to, jak bardzo rozumiesz, co się dzieje między Wami. Czyli nie to jest kwestia tylko tego, co Ty mówisz, ale tego, jak Twoje słowa są odbierane przez innych.
A to, jak one są odbierane przez innych, no to, moi drodzy, tu podręcznikowo kłania się różnica osobowości, czyli to wszystko, o czym jest ten podcast. Czyli po pierwsze, zamiast pytać, czy są pytania, to mówmy do człowieka. To znaczy, jakie masz pytania, czy jakie macie pytania.
Dlaczego warto mówić do konkretnej osoby? Klucz do skutecznej i otwartej komunikacji
I oczywiście też jakby podstawa komunikacji jest to, że zadajemy otwarte pytanie, to już jest otwarte pytanie, nie zapraszające do rozmowy. Ale dla mnie nawet ważniejsze w tym jest to, że ja mówię do konkretnej osoby, czy do konkretnej grupy, ja zauważam tę grupę, a nie puszczam to pytanie w eter. Czyli jakie masz pytania, jakie macie pytania, bądź jeszcze inaczej, o co chcesz zapytać, o co chcecie zapytać.
Czyli wskazujesz, że ja widzę też, że Ty możesz mieć potrzebę, widzę to, że Ty możesz mieć intencję pogłębienia tematu, więc ja tutaj jestem, żeby na te pytania odpowiedzieć. Więc to jest pierwsza kwestia fundamentalna, to żeby mówić do drugiego człowieka, mówić od siebie, pokazać, że Ty jesteś tutaj po to, żeby odpowiedzieć na potrzeby drugiej strony.
Dlaczego ton w pytaniach decyduje o otwartości rozmowy?
Co jeszcze jest takiego trudnego w tym pytaniu, czy są pytania? Zobacz, kiedy ja mówię, czy są pytania, no to jaki to jest ton? To jest bardzo dyrektywny ton, to jest taki ton nieznający sprzeciwu, czy są pytania na sali. Nie zadaję tego pytania z taką życzliwością, czy są pytania, zwykle tego tak nie zrobimy. Nie, natomiast kiedy mówię do drugiej osoby, biorę pod uwagę, że mówię do konkretnego człowieka, zwracam się do niego, to to pytanie, jakie masz pytania albo o co chcesz zapytać, ono wręcz wymaga ode mnie obniżenia tonu. Ktoś powiedział, no dobra i o ton też na to mam zwracać uwagę.
No właśnie tak, to naprawdę ma znaczenie. Tak jak powiedziałam, kluczowe jest to, co się dzieje w interakcji między Wami. Ja jestem osobą, której nie poruszają za mocno właśnie czy bezosobowe pytania, czy w takim mocnym tonie, bo ja się podobnie komunikuję naturalnie.
Jak poprawna forma pytań wpływa na komunikację z pracownikami
Ale większość ludzi będzie odbierała to jako coś onieśmielającego i wcale nie będzie to zapraszające do tego, żeby te pytania zadać. Więc podsumowując, nie pytamy, czy są pytania, tylko zapytaj, jakie macie pytania albo o co chcecie zapytać. Bo wtedy to też ociepla ten ton, jakby pomaga w zadbaniu o pozytywną interakcję między Wami.
No dobra, to jest jedna kwestia. Natomiast nawet kiedy zadasz to pytanie w takim kluczu, w takiej formie, którą Ci zaproponowałam, to też się może zdarzyć tak i może się zdarzyć dość często, że tych pytań nie otrzymasz. I tak jak wspomniałam, to naprawdę co się dzieje, to jest ujawnienie się różnic osobowości, typu osobowości.
Dominujący menedżer a otwartość zespołu – jak pytania wpływają na interakcje w zależności od stylu komunikacji
No bo zobacz, podam Ci to na przykładach. Takie pytania, czy są pytania, zwykle zadają bardzo zadaniowi menedżerowie. Dlatego, że to pytanie jest szybkie, tutaj chodzi o konkret.
Takie osoby też mają jakby swój cel, że jestem tutaj, no to dawajcie, dawaj, jakby przegadajmy to, co jest do przegadania. Oni chcą szybko zamknąć temat. I dlatego tutaj warto jest rozumieć, jaki mamy styl komunikacji.
Tak jak wspomniałam, no ja się tak komunikuję, tylko kiedy ja wiem, że mam taki bardzo dominujący styl komunikacji, to ja wiem w czym on pomaga, ale kiedy ja rozumiem jego istotę, kiedy mam to przerobione, kiedy swój mam raport przeanalizowany i rozumiem styl komunikacji, no to ja wiem jak robić z tego stylu komunikacji użytek, ale go nie nadużywać. Ja zwykle już nie zadaję takich pytań, czy są pytania, no bo wiem, że to będzie bardzo onieśmielające. Więc to jest to od strony menedżerskiej, typ osobowości tutaj ma znaczenie.
Dlaczego pracownicy nie zadają pytań? Wpływ stylu komunikacji menedżera na poczucie kompetencji.
Od strony pracownika tutaj się bardzo dużo dzieje. No zobacz, pracownik może nie zadawać pytań z wielu powodów. Może nie zadawać pytań, bo może czuć, że wyjdzie jego niekompetencja, że on już coś powinien wiedzieć. No i kiedy ty jesteś takim zadaniowcem, tą osobą, którą wcześniej opisałam, możesz myśleć, no ale w ogóle to nie o to chodzi. No przecież tak bym te osoby nie postrzegała, nie postrzegała. No okej, ale to nie o ciebie chodzi.
Ja ci chcę pokazać jak inna osoba może się czuć, dlaczego tych pytań nie będzie zadawać. Takie osoby zwykle to będą osoby też zadaniowe, ale takie dbające o detale, o szczegóły, po tym je poznasz. Osoby, które chcą sprawdzić wszystkie informacje.
Jak zrozumienie stylu komunikacji pomaga przełamać strach przed zadawaniem pytań w zespole
Osoby, które chcą zadbać o wszystkie szczegóły w komunikacji będą się odwoływać do detali. I te osoby działają w ten sposób dlatego, że one się boją krytyki. I kiedy ja wiem, że mam w zespole osoby, które mają ten sumienny styl komunikacji, styl zachowania i obawiają się krytyki, to ja z góry wiem, że one raczej, szczególnie kiedy zadam w mocny sposób pytanie, one do mnie nie wrócą. Że one szczególnie nawet na początku współpracy mogą mieć trudność z zadawaniem pytań. Nie dlatego, że tych pytań nie mają, tylko one naprawdę obawiają się tego, że wyjdzie ich niekompetencja. Stąd mogę naprowadzić te osoby na to, że jakby wskazując, bardzo mi zależy na tych pytaniach, żebyś pokazała mi jak ty kombinujesz w tym zagadnieniu. Szczególnie, że to jest nowa materia, którą będziesz się zajmowała. Trochę wykładajmy karty na stół, wiedząc co ta osoba, z czym może się ona mierzyć. I zobacz jak tutaj właśnie pomaga to, że ja wiem kogo mam w zespole.
Jak rozpoznać osoby, które potrzebują czasu na przemyślenie pytań i jak zarządzać ich oczekiwaniami
Inny powód, będą osoby, które będą potrzebowały to przemyśleć. To też są osoby, u których jest silny ten styl sumienny, ale też taki styl stały. To będą osoby, które działają bardziej reaktywnie. Tak jak ci dominujący, jak powiedziałam, oni działają szybko, oni chcą już tu i teraz rozwiązywać dany temat, wychodzą z inicjatywy, są proaktywne. Tak inne osoby, które możesz mieć w zespole, one będą bardziej reaktywne i może być im ciężko tu i teraz zadawać pytania. To będą osoby, które mogą wrócić z tymi pytaniami, mogą potrzebować czasu na przeanalizowanie sytuacji, zrobienie sobie notatek, powrót do tego, co do tej pory się zadziało.
I kiedy znowu ja wiem, że mam takie osoby w zespole, to ja wiem czego się spodziewać. I wtedy zamiast oczekiwać, że tu i teraz padną pytania, to wtedy wskazuję na to, słuchajcie, jeśli teraz nie macie pytań, to to jest okej. Natomiast te pytania są dla mnie ważne, więc umówmy się, że nim na kolejnym na przykład spotkaniu wracacie do mnie, nie jest to listą pytań.
Jak stworzyć warunki do zadawania pytań w zgodzie z osobowością pracowników
Przygotowujecie się. Jeśli nie będzie tych pytań, to okej. Ale wiecie, to chodzi o uznanie tego, że ktoś może potrzebować czasu na zebranie. I zwykle będzie tak, że te osoby będą miały pytania, ale wcześniej one będą miały czas na przygotowanie się. Czyli stworzymy im warunki do tego, żeby działały w zgodzie ze swoją osobowością.
Będą też osoby, które mają tendencję do zostawiania nowych zadań na ostatnią chwilę. One myślą tak bardzo pozytywnie. Wierzą, że przecież to się da ogarnąć. A w ostatniej chwili okazuje się, że ojej, dobrze by było, żebym zadał to pytanie, że jednak nie mam wszystkich potrzebnych informacji.
Tworzenie warunków do komunikacji z osobami proaktywnymi: jak pomóc im w przygotowaniu do zadań
Zwykle będą tak działać osoby, które są bardzo nastawione na człowieka, bardzo działające w taki proaktywny sposób, ale chcą działać, a niekoniecznie analizować informacje. Osoby, które lubią przebywać między ludźmi. Osoby, które są bardzo kreatywne. Osoby, które chcą działać na poziomie pomysłów, a niekoniecznie analizy faktów. I to zwykle będą to osoby, które mają wpływowy styl komunikacji. No i zobacz, kiedy ja wiem, że mam w zespole takie osoby, to ja pomagam im przygotować się do wykonania zadania i powiedzieć, słuchaj, to jest ok, słyszę, że w tym momencie możesz nie mieć pytań, ale chcę Ci podpowiedzieć, jak się do tego przygotować.
Że warto jest przeanalizować to i to. I tutaj Cię proszę o to, żebyś jakby pomyślał jednak o tym, czy zderzył ze mną ze swojej pomysłu. Wtedy wierzysz, że te pytania mogą się pojawić.
Że pytania są ok, porozmawiajmy o tym, bo te osoby cenią sobie taką komunikację bezpośrednią. Wróćmy do tego, pogadajmy o tym. I znowu, kiedy uznam to, że widzę Cię, widzę jak Ty masz, stwarzam Ci warunki do tego, jak Ty naturalnie działasz, te osoby ośmielą się i one się wtedy przygotują z tymi pytaniami.
Jak wspierać osoby, które obawiają się zadawania zbyt wielu pytań
Ale znowu, potrzebuję wiedzieć, kogo ja mam w tym zespole. Inny przykład, będą osoby, które np. nie chcą Cię zawieść, nie chcą takiego, mogą tak czuć, że może już tych pytań zadaję za dużo, że on jest moim szefem, moją szefową, więc też nie chcę jemu, jej zabierać za dużo czasu. Może właśnie znowu ja powinnam to wiedzieć. To będą osoby, które mają, to nazywam takim stałym i sumiennym stylem zachowania, w takiej kombinacji. I one mają najlepsze intencje, ale rzeczywiście może przed zadawaniem pytań powstrzymać ich to, że nie chcą zawieść.
Kluczowe rozmowy o otwartości i granicach
I znowu, kiedy ja wiem, że mam taką osobę, to ja to nazywam. Słuchaj, widzę, słyszę, że nie masz pytań, natomiast chcę Cię zapewnić, że pytać jest ok, że jeśli poczujesz, że może zadajesz za dużo pytań, to chcecie zapewnić, że jeśli będzie ich za dużo, to ja Ci o tym powiem i na to chcę się z Tobą umówić. A do tego momentu pytaj.
I znowu wykładamy karty na stół, pokazujemy, gdzie jesteśmy, pokazujemy, że widzimy tę drugą osobę. I jeszcze jeden taki przykład, który ma zastosowanie do każdego typu osobowości, jest to, że ludzie nie zadają pytań, bo czasami też nie wiedzą, czego nie wiedzą. I tylko, że kiedy znowu znam typ osobowości, to ja wiem, jak do drugiej strony mówić, żeby też jej pokazać, że słuchaj, kiedy robiłam to pierwszy raz, to jeszcze zastanawiałam się nad tym i nad tym.
Słowa mają moc – wspieraj zespół w zdobywaniu pełnych informacji
Analizowałam to i to. I do tego Cię zapraszam, żeby tak spojrzeć na daną sprawę i jakby wokół tego przyjrzeć się, jakie możesz mieć pytania. Znowu, pokazać, czego druga strona może jeszcze nie wiedzieć, a Ty już to wiesz, bo na przykład to przerabiałeś, przerabiałaś.
To też jest taka wskazówka do, kiedy współpracujemy z młodymi osobami, które często chcą mieć te informacje na już, które też uznają, że dobra, jakby spojrzę, rzucam okiem na informację i już wszystko wiem. No zwykle tak, tak nie jest. I zobacz, to, z czym dzisiaj do Ciebie przyszłam, to było pokazanie tego, że słowa mają moc, one naprawdę mają znaczenie.
Zrozumienie różnic osobowości w zespole
To, jak zadajemy pytanie, ma znaczenie. Więc zadawajmy pytania, które będą z tyłu głowy miały drugą osobę. Więc pytajmy, jakie masz pytania, o co chcesz zapytać.
I pamiętajmy, że ludzie są różni i będą różne przyczyny, dlaczego mimo tego właściwie zadanego pytania mogą tych pytań nie zadawać. Ale z góry załóż, że jest jakaś przyczyna. Stąd tak ważne jest to, żeby rozumieć, jakie mamy typy osobowości w zespole.
I wtedy tak zarządzić tą interakcją w zespole, żeby Twoja intencja była zabezpieczona, czyli to, że Ty jesteś, żeby wesprzeć pracownika, a żeby on też czuł się komfortowo, żeby te pytania zadać. I to wszystko na dzisiaj. To jest piękno tych różnic osobowości, o których mogę mówić i mówić. I z kolejnym tematem przyjdę do Ciebie za dwa tygodnie. Do usłyszenia.
