Słuchasz podcastu Everest LIDERA.
Cześć, nazywam się Ania Sarnacka-Smith. Zawodowo jestem menadżerem, konsultantem HR, przedsiębiorcą, właścicielką firmy Effectiveness.pl, która wspiera liderów w rozumieniu różnic osobowości i wykorzystywaniu tych informacji we właściwym doborze pracowników, podnoszeniu jakości współpracy i rozwijaniu postawy liderskiej.
Odcinek ,,Odkładanie na ostatnią chwilę, czyli skąd się bierze ten nawyk”
Cześć, dzień dobry. Przychodzę dzisiaj do Ciebie z takim tematem, temacikiem myślę bardzo, bardzo użytecznym, bo już od niejednej osoby menedżera usłyszałam, że to odkładanie na ostatnią chwilę to jest coś, co bardzo podnosi ciśnienie. Pewnie wielu słuchaczy tutaj się zgodzi, że to bardzo wpływa na jakość naszej współpracy, że to też wpływa na jakość bardzo często wykonywanych zadań.
Nawet ostatnio ktoś mi tak słodko-gorzko podsumował, że no wiesz co, dobry chłop, dobra kobita, ale gdyby tak jeszcze nie zostawiali tego, co mają zrobić na ostatnią chwilę to w ogóle byłoby cacy w naszej współpracy, a tak cacy do końca nie jest. No i wiesz, mówią zwykle, skarżą się na to osoby, które nie mają problemu z prokrastynacją. Stąd pomyślałam sobie, że opowiem Ci dzisiaj o tym, z czego biorą się te zachowania, ale też podpowiem Ci też menadżersko, co możesz zrobić, żeby takim współpracownikom pomóc, ale też pomóc sobie samemu, samej, żeby w tej relacji między Wami po prostu było lepiej.
Bo to nie jest tak, że jak są osoby, które mają tendencję do odkładania na ostatnią chwilę, że tego się nawyku pozbędziemy i w ogóle to więcej nie będzie miało miejsca. To nie jest takie proste i zaraz to wyjaśnię. Zaznaczę na początku to, że kiedy mówimy o współpracy, kiedy mówimy o pracy zespołowej, czyli mamy wspólne cele, wszyscy jesteśmy zaangażowani w realizację tego celu, zadania, no to w takich sytuacjach prokrastynacja nie jest dobra.
Na co wpływa prokrastynacja?
Bo właśnie ona wpływa na to, jak mają pracować, jak pracują też inni i jak wygląda ich na przykład dzień pracy, to jak sobie porozkładają zadania. To wpływa też często negatywnie na ten poziom zaufania w samym zespole. Natomiast oczywiście będą osoby, które powiedzą, no ale ja właśnie w ostatniej chwili dostaję taki zastrzyk kreatywności, że to po prostu jest najlepsze, co mogę wyprodukować, no i tak sobie robię.
Odkładanie zadań na później, a praca zespołowa
No dobra, jak tak sobie robisz i jesteś taką samotną wyspą, natomiast jeśli mówimy o pracy zespołowej, to zwykle to nie będzie dobre dla całego zespołu i niech ten zastrzyk kreatywności nastąpi chwilę przed niż ta ostatnia chwila. No dobra, aha i na końcu tego odcinka powiem Ci też o takiej jednej sytuacji, w której zostawienie na ostatnią chwilę da się wyjaśnić, da się, nie wiem czy to dobre słowo, usprawiedliwić i powiem Ci o takiej sytuacji, w której tak jak ja totalnie nie mam problemu z wykonaniem zadania na czas, to jest taka jedna, jedna sytuacja, którą zostawiam, zadanie, które zostawiam na ostatnią chwilę i myślę, że mogę Cię mocno tutaj zaskoczyć i wyjaśnić Ci, jak sobie z tą sytuacją poradziłam. No dobra, myśląc o tym, dlaczego tak się dzieje, że są osoby, które mają tendencję do prokrastynacji, nie zaskoczę Cię, jeśli słuchasz tego podcastu, że to się bierze z profilu osobowości, bo zobacz, wypełnienie czegoś na czas wiąże się z zadaniem, skupieniem się na zadaniu, na procesie i większość osób ma łatwość skupiania się na zadaniu, one są bardzo zadaniowymi osobami, one tak procesują informacje, jakby postrzegają świat właśnie przez procesy, przez informacje, przez zadania, przez terminy i nie mają problemu z wykonaniem zadania na czas.
Prokrastynacja, a różnice naszych osobowości
Natomiast jest też grono osób, które w modelu DISC mają bardzo wysoki styl wpływowy, taki angielski influencing, które przede wszystkim skupiają się na człowieku, które szukają interakcji, które są bardzo mocne w nawiązywaniu kontaktów, komunikacji werbalnej, które są bardzo też tak naturalnie kreatywne, które mają niezwykle duże pokłady energii, które działają bardzo intuicyjnie. One mają duże tendencje do tego, żeby wykonywanie zadań, szczególnie takich powtarzalnych zadań, które wymagają tego, że siadam, wykonuje kolejne kroki, to po prostu może być dla nich czymś, co będzie trudne i naturalnie będą zostawiać to na ostatnią chwilę, bo nie będzie dla nich atrakcyjne. I teraz tak, gdybym nie rozumiała modelu zachowań, gdybym nie rozumiała różnic osobowości, to bym niezwykle wściekała się na takie osoby.
Wyrozumiałość dla prokrastynacji?
Zdarza mi się jeszcze z taką trudnością odbierać takie zachowania i nawet szewc bez butów chodził by chciał się powiedzieć, ale miałam ostatnio taką sytuację w domu. Mój pięcioletni synek to jest osoba, która ma bardzo dużo tego stylu i tak jak znam jego mocne strony, tak niezwykle irytuje mnie poranna rutyna czy ta wieczorna rutyna. Kiedy on ma do wykonania konkretne zadania, no wiesz o czym mówię, wstajemy rano, ścielimy łóżko, idziemy jeść, myjemy zęby, ubieramy się czy trochę w innej kolejności, jak kto woli.
Ale wypełnienie tego dla niego jest niezwykle trudne. Jeśli ja tego jakoś nie ubarwię, jeśli nie wprowadzę tam historii na zasadzie, dobra, szukamy w Twojej buzi pajęczyny i dobra, kto szybciej to zrobi, to po prostu dla niego to, że on pójdzie do tej łazienki, umyje te zęby, to jest naprawdę robione na ostatnią chwilę. Miałam ostatnio z nim taką rozmowę, gdzie powiedziałam o tym, że to jest dla mnie trudne, że bardzo mnie to męczy, że mnie to denerwuje wręcz, to jego zachowanie i on pięknie mi wyjaśnił istotę tego, jak osoby jak on, tak różnie ode mnie myślą.
On mówi, wiesz co mamo, wierzę Ci, ale chcę Ci powiedzieć, że ja naprawdę, kiedy idę do tej łazienki, ja chcę umyć te zęby, ale jak ja po drodze zobaczę coś, co mnie interesuje, to w mojej głowie pojawiają się już różne inne myśli i mam tak dużo pomysłów, że ja po prostu zapominam o tym, po co ja w ogóle szedłem. I zobacz, pięciolatek, który nie jest przeszkolony z różnic osobowości, chociaż może trochę w moim domu jest, ale nie tak świadomie, on bardzo pięknie wyłapał i wyjaśniał mi coś, co też pozwoliło mi uspokoić moje emocje. Później on powiedział, ja nie mam złych intencji, ja po prostu procesuję rzeczywistość zupełnie inaczej niż Ty.
Sposoby radzenia sobie z prokrastynacją
I to mi bardzo pomogło w tym, że ja dzisiaj mam więcej cierpliwości do tego, żeby dostroić się do tego, jak on działa. Stąd ja wymyślam te różne właśnie pajęczyny, kraby w jego buzi i tam no cuda wianki, ale żeby ta rutyna nam przeszła bez zbędnych jakichś napięć. Ale pamiętaj, że będziesz mieć w zespole osoby, mogą Ci się trafić takie osoby, które właśnie będą procesować informacje tak jak to moje dziecko.
To nie chodzi o dziecko samo w sobie, tylko chodzi o to, że mają taki styl osobowości i pamiętajmy, że one naprawdę nie mają złych intencji. No dobra, no to co w związku z tym mamy zrobić? Jak pomóc takim osobom? No i tutaj mój drogi, moja droga, no nie ma magii, jest robota do wykonania. Takim osobom należy pomóc w ustalaniu priorytetów, w ustalaniu terminów, jeszcze z takim buforem bezpieczeństwa, że ten deadline nie będzie takim ostatecznym deadline’em.
Dajmy jeszcze przestrzeń na to, że coś może jakby nie pójść zgodnie z planem. Więc bez względu na to, ile te osoby mają doświadczenia, zwykle będą potrzebowały naszej pomocy w potwierdzaniu terminów, w monitorowaniu tego. I ktoś powie, no a za co ja mu płacę? Nie musi nikt nade mną stać i pilnować terminów.
No dobrze, no bo może ty jesteś inny, inna, ale te osoby mogą tego potrzebować i postawą liderską będzie to, że ja dostrajam się do innych. Ale to nie znaczy, że mam chodzić z tym przysłowiowym pampersem, jak w jednym odcinku mówiłam, ale wspierać innych w zrozumieniu, jak to ich zachowanie wpływa na mnie i co mam na myśli. Czyli po pierwsze, tak jak powiedziałam, pomagamy ustalać terminy, wrzucamy je do kalendarzy czy do innych programów, w którym pracujemy.
Trzymaj rękę na pulsie, wspieraj i zachowaj spokój
Mówiąc o statusie projektu, zwracamy uwagę, czy ta osoba nie pomija terminów, czy ma je na uwadze i dalej mówmy o tym, że to trzymanie się terminów, robienie tego wcześniej jest dla nas ważne. Ja mam w zespole osoby, które mają też wysoki styl I, i tak jak tam, gdzie jest ten kontakt z człowiekiem, a u nas w pracy jest bardzo duży kontakt z człowiekiem, tam po prostu wszystko idzie jak po maśle, no ta współpraca jest cacy. Natomiast kiedy przychodzi do przygotowania jakiegoś podsumowania, dużego, analitycznego dokumentu, to zdarza się, że im bardziej on nawet jest skomplikowany, to jest to zostawiane na ostatnią chwilę.
I już złapałam się na tym, nawet ostatnio miałyśmy taką sytuację, kiedy doszło do tego, że zespół miał zaplanowane kiedy to wykona, tylko że ja też mocno nie wskazałam na to, jakie to jest dla mnie ważne, żeby dostać to na przykład trzy dni przed. Bo zespół spojrzał na mój kalendarz, dobra, mam przestrzeń w kalendarzu, no to to zweryfikuję, a to był taki dokument, który ja miałam zweryfikować, tylko nie wziął pod uwagę to, że to może być dla mnie bardzo stresujące, bo dla nich to nie jest aż takie stresujące. Więc ja potrzebowałam jeszcze raz mocno wskazać, że to jest coś, co mnie bardzo irytuje, coś co wyprowadza mnie szczerze z równowagi, kiedy takie sytuacje się dzieją.
I sama się przyłapałam, że nie wykonałam tego punktu pierwszego, o którym Tobie powiedziałam. Nie wsparłam w tym, żeby potwierdzić jak rozumiemy terminy, kto za jaką część jest odpowiedzialny. Te osoby po prostu tego ode mnie potrzebują.
Werbalizuj swoje potrzeby
I tak jak powiedziałam, to nie jest tak, że ja teraz mam wszystko brać na siebie, ale ja w ogóle mam mieć to z tyłu głowy, że mam o to zadbać. Mam powiedzieć na przykład mocno też o tym, że ja potrzebuję, żebyś Ty za to wzięła odpowiedzialność. Ale właśnie to zwerbalizowała, powiedziała, jakie to jest dla mnie ważne.
Coś, co dla Ciebie po prostu może osobowościowo nie być oczywiste. I ważne jest też w tej sytuacji to, żeby spodziewać się tego, że to nie od razu zadziała. Może to wymagać tego, że będzie trzeba tę sytuację powtórzyć, znowu doświadczyć irytacji, że przecież już się na coś umawialiśmy. No i znowu to nie jest wykonane zgodnie z tymi terminami. Znowu to jest na ostatnią chwilę. Okej, no to znowu siadamy, pamiętamy.
Dobra. Te osoby one po prostu inaczej procesują informacje. Potrzebują jeszcze raz wskazania, takiego usłyszenia ode mnie, jakie to jest dla mnie ważne.
Jak bardzo ja potrzebuję tego, żeby te osoby wzięły za to odpowiedzialność. Że ja potrzebuję więcej inicjatywy w tym obszarze, w tym, który może nie jest ich najmocniejszą stroną, ale potrzebuję, żeby to nie było wymówką, a było takim obszarem do rozwoju. Kiedy powtórzysz to raz, może dwa, może trzy, powolutku, powolutku zaczniesz widzieć efekty.
Czyli to jak jesteśmy jest w porządku, ale to nie może być wymówką. Te osoby po prostu będą od nas potrzebować wsparcia. I ja widzę, kiedy ja to wsparcie daję, po prostu inne elementy naszej współpracy, tam gdzie mówię, w naszej pracy jest dużo konsultacji, tego bycia z zespołami, z menedżerami.
No po prostu tam cacy, mucha nie siada. Dobra, powiedziałam Ci o takiej pierwszej przyczynie związanej stricte ze stylem osobowości. Takim bardzo nastawionym na człowieka, nie na zadanie.
Odkładanie rzeczy na ostatnią chwilę u osób, które nie lubią zmian
Drugą przyczyną, dla której będzie grupa osób, która odkłada na ostatnią chwilę, niekoniecznie to będzie właśnie ten wspomniany styl zachowania, ale będą to osoby, które nie lubią zmian. Osoby, które już są bardziej nastawione na zadanie, na jakość wykonania zadania, ale wcale nie dobrze czują się w nowych zadaniach. One tu będą potrzebować wsparcia, żeby wykonać coś zgodnie z planem.
Dlaczego? Te osoby podchodząc do nowego zadania, one będą chciały doprowadzić do sytuacji, w której nie zawiodą osoby, której podlegają, z którą współpracują. Ja wiem jak to brzmi, nie chcą zawieść, ale ostatecznie zawodzą, bo zostawiają to na ostatnią chwilę. One tak robią, bo już przewidują to, że mogą nie zrobić tego zgodnie z oczekiwaniami, że to nie będzie wystarczająco dobre, a może nie mają wystarczająco dużo informacji.
No to jeszcze jakby poczekają, jakby te informacje się znalazły. Nie, my znowu potrzebujemy, czy możemy to przewidzieć i nawet z taką osobą usiąść i popatrzeć, nazwać to. Słuchaj, jakby to jest nowy projekt, nie? Robimy to pierwszy raz.
Rozmowa jako klucz do sukcesu
Przegadajmy, jakich zasobów możesz potrzebować, jakiego mojego wsparcia, żeby to wykonać zgodnie z planem. Dobra, gdzie będą punkty trudne? Co może się wydarzyć po drodze? Jak się możesz czuć, że nie wykonasz tego zgodnie z planem? I wtedy, kiedy rozłożymy to na czynniki pierwsze, pokażemy tej osobie, że one nie są same, my jesteśmy i że wolimy, żeby ta osoba do nas przyszła i powiedziała o tym, na przykład czego nie wie, jakich informacji potrzebuje, zwiększamy szanse na to, że ta osoba nie zostawi tego na ostatnią chwilę. No i tak, może się zdarzyć, że kiedy tego słuchasz, to myślisz, ale ja zawsze mówię, jak masz pytania, to przyjdź.
I uwaga, to nie znaczy, że ta osoba przyjdzie. Chodzi o to, że ty z tym wracaj, bo te osoby mogą się obawiać krytyki, właśnie nie chcą zawieść zaufania i kiedy nie mają tego rozpoznanego, to naturalnie będą wpadać w swoje własne, przez siebie zestawione na siebie pułapki. Nie, nazywaj to.
Jakie pytania warto zadawać?
Nie czy masz pytania, tylko pytaj jakie masz pytania. Słuchaj, co chcesz tutaj przegadać? Wróć do mnie na przykład z tym, przebadaj sytuację. Co może być dla ciebie trudne? Jakich zasobów ode mnie możesz potrzebować? Czyli nie czy masz pytania, tylko jakie pytania.
Jakich zasobów, jakiego wsparcia możesz ode mnie potrzebować?
Prokrastynacja, a brak doświadczenia
No i kolejną przyczyną, dla której będą osoby, które będą coś zostawiać na ostatnią chwilę, też obserwuję, że to może być związane z brakiem doświadczenia. Nie, że te osoby też mogą być w takim obszarze, że nie wiem czego nie wiem jeszcze, nie wiem czego się spodziewać. I znowu, kiedy masz chociażby młode osoby w stażem zespole, to spodziewaj się, że one będą potrzebować przejścia z tobą przez to, jaki jest proces realizacji zadania, jaki jest właśnie deadline, co to oznacza deadline, jak się do tego deadline przygotować.
I znowu, jakie możesz mieć pytania, jak ja mogę ci pomóc? Ty nie masz za kogoś tego wykonywać, ale masz zaprosić do tego, żeby ktoś usiadł nad danym zadaniem i spojrzał na to zadanie z lotu ptaka. Więc na to też warto, warto być czujnym. No i teraz tak, powiedziałam Ci, że jest taka sytuacja, w której zostawienie na ostatnią chwilę, nawet jeśli to jest praca zespołowa jest ok.
Wyjście ze strefy komfortu — o wyzwaniach w tworzeniu treści i inspiracji
No i podam tutaj swój przykład. Otóż jedno jedyne zadanie, które ja zwykle zostawiam na ostatnią chwilę to uwaga, nagrywanie podcastu. Tak.
Z czego się to bierze? Ja działam zwykle bardzo, bardzo szybko, tak jak powiedziałam jestem bardzo zadaniową osobą, ale tworzenie treści, czyli tego co tutaj robię, mówienie do Ciebie, gdzie ja wolę pisać, nie jest naturalnym moim obszarem efektywności. Czyli ja bardzo mocno muszę nagrywając podcast wychodzę ze strefy swojego komfortu. Ja potrzebuję włączać taką kreację dotyczącą właśnie kontentu, szukania pomysłów właśnie na nowe odcinki, tematów.
To nie jest coś co mi przychodzi łatwo. Ja myślałam sobie właśnie o tym, no dobrze, nie przychodzi mi to łatwo, ale chcę to robić, bo widzę w tym wartość, też dostaję informację zwrotną, że to jest ważne, pomaga nam to rozwijać biznes, to dlaczego ja nie zrobię tego w danym dniu, tak jak zrobie wszystko inne, a zostawiam to naprawdę na ostatnią chwilę. Trochę w tym uspokoił mnie Adam Grant.
Może znasz, może nie. To jest amerykański psycholog organizacyjny. On zajmuje się takimi tematami jak motywacja, przywództwo, kreatywność, kultura pracy.
Dlaczego zostawiam nagrywanie podcastów na ostatnią chwilę? Jak Adam Grant zmienił moje podejście
W Polsce MT Business wydaje jego książki. Na pewno ,,Buntownicy’’ i ostatnio okazała się jego książka ,,Ukryty potencjał’’, ta lektura jeszcze przede mną. I on mi powiedział coś, tak on mi powiedział, w jednym z jego TEDxowych nagrań usłyszałam, że są osoby, które zostawiają realizację czegoś na ostatnią chwilę, ale nie dlatego, że po prostu zostawiają to na ostatnią chwilę, tylko że tam przed wykonaniem zadania jeszcze jest cały proces myślowy wokół danego zagadnienia.
I to było dla mnie strzałem w dziesiątkę, bo rzeczywiście ja już dzisiaj, już teraz daję sobie prawo do tego, że ten podcast nagram na ostatnią chwilę, ale jakby na taką ostatnią chwilę, że zespół spokojnie da radę go zmontować, przygotować komunikację, ze wszystkim zdążymy, to nie będzie stresujące. Ja sobie te deadline’y jednak z dużym zapasem wyznaczam, ale rzeczywiście to jest ok, kiedy ja z tego czasu robię użytek. To nie jest tak, że jak ja nagrywam, na przykład najczęściej nagrywam podcast w piątek, no to nie jest tak, że ja przez cały tydzień robię wszystko, tylko nie myślę o podcaście.
Ja rzeczywiście chodzę, ja analizuję, ja zmieniam tematy, ja przygotowuję konspekt tego odcinka, ja naprawdę nad tym pracuję. I dlatego ten Adam Grant bardzo mnie uspokoił w takim myśleniu, takiej łagodności względem samej siebie. Dobra Ania, ty nie masz tak, że usiądziesz i po prostu nagrasz i sypisz pomysłami jak z rękawa, a ty potrzebujesz tego czasu, żeby te treści poukładać.
Więc zostawianie realizacji czegoś w ostatniej chwili, tak żeby to nie wpływało negatywnie na zespół, jest ok, kiedy to czemuś służy, kiedy to służy prac nad danym zagadnieniem. Tak to sobie ułożyłam i bardzo mocno mnie to samo uspokoiło, pokazało gdzie jestem z tym, co w związku z tym też mogę robić. I mówię, wobec samej siebie i swoich ograniczeń dało mi to taką przestrzeń do tego, żeby łagodniej na samo siebie spojrzeć.
Zrozumienie różnic osobowości
No i zobacz, zaczęłam od różnicy osobowości, świadomości siebie i na tym kończę, bo praca nad sobą i praca w zespole zaczyna się i kończy się na tym, co się dzieje z człowiekiem i w interakcji między ludźmi. Dlatego tak ważne jest to, żeby te różnice osobowości rozumieć. No to może na koniec, tak jak ja Ci powiedziałam, jak bardzo dużo wysiłku wkładam w nagrywanie podcastu, naprawdę tych prawie 90 odcinków, to po prostu nie policzę ile to było godzin mojej pracy, ale summa summarum mam satysfakcję z tego co robię.
Jeśli mogę Cię prosić o takie dziękuję, może docenienie, jeśli te treści są dla Ciebie ważne, o zostawienie sygnału na Spotify, może komentarza, subskrypcji, to będzie coś, co będzie dla mnie bardzo, bardzo budujące. A za dziś Ci dziękuję, za kilka dni zajmę się nowym tematem, z którym do Ciebie przyjdę za dwa tygodnie. Do usłyszenia.
