Słuchasz podcastu Everest LIDERA.
Cześć, nazywam się Ania Sarnacka-Smith. Zawodowo jestem menadżerem, konsultantem HR, przedsiębiorcą, właścicielką firmy Effectiveness.pl, która wspiera liderów w rozumieniu różnic osobowości i wykorzystywaniu tych informacji we właściwym doborze pracowników, podnoszeniu jakości współpracy i rozwijaniu postawy liderskiej.
Odcinek ,,Co to znaczy precyzyjnie się komunikować?’’
Cześć, dzień dobry. Dzisiejszy odcinek sponsoruje hasło Szewc Bez Butów Chodzi, a chodzi w tym o to, że przyłapałam siebie ostatnio na tym, że tak często mówię o precyzji w komunikacji, a nie zawsze jestem precyzyjna w tej komunikacji. Ale nie ma tego złego, bo to, że wyłapałam to, wzięłam sobie tę sytuację jako taką kanwę dzisiejszej opowieści tego, z czym do Ciebie przychodzę.
Precyzja komunikacji w zespole — wstęp
Wierzę, że ta historia pozwoli Ci doświadczyć tego, o co chodzi z precyzją w komunikacji, pozwoli Ci też zweryfikować, co w tej kwestii może już robisz dobrze, co jest mocnego, a na co jeszcze warto zwrócić uwagę. Bo to, że prowadząc zespół potrzebujemy tej precyzji w komunikacji ze swoimi współpracownikami, no to to jest oczywista oczywistość. Ale już przechodźmy do tej historii.
Historia jakich wiele, bo rozmawiałam z doświadczonym menadżerem o jego profilu liderskim. Rozmawialiśmy o tym, co jest jego mocną stroną, a jego mocną stroną jest komunikacja. Komunikacja, która dotyczy wizji, strategii.
Jest to osoba, która ma niezwykle wyrobiony zasób słownictwa. To jest osoba, która słowami potrafi namalować piękny obraz wokół tego, czym się zespół ma zająć. Jaka jest wizja ich rozwoju i tego, nad czym mają pracować. Więc tutaj mocno skupiliśmy się na tym, co to daje zespołowi, jaką to wartość wnosi, dzięki czemu właśnie on jest osobą, która może też w komunikacji zespół rozwinąć. Takie też relacje z klientem, bo to też się przydaje.
No i przyszło do takiego tematu, który zawsze też jest elementem naszej rozmowy, no to nad czym mam pracować.
Precyzja w komunikacji do otoczenia
Zwykle jest tak, że przy takich typach osobowości warto, żeby te osoby zwracały uwagę na precyzję w komunikacji do otoczenia. No i tutaj nastąpił cały mój wywód o potrzebie tej precyzji, o jasności w komunikacji, takiej otwartości, nazywaniu tego, co jest dla nas ważne, wokół tego, co mamy robić, czyli to kiedy mówimy o konkretnym zadaniu, kiedy delegujemy. Ale mamy być też precyzyjni w kontekście tego, jak mamy ze sobą pracować, jak mamy ze sobą współpracować, między innymi działami.
I byłam przekonana, że to będzie takie, o dobra, no to jest mocne, na to wcześniej nie zwracałam uwagi, o to jest fajne, biorę sobie. A to, co otrzymałam, to wcale żadne wow, a takie hmm, no ja to wiem i to robię. No i tu słuchajcie mnie oświeciło, bo okazało się, że ja o precyzji komunikacji mówiłam w bardzo nieprecyzyjny sposób.
No i o co chodzi, co zadziało się dalej. Poprosiłam menedżera o to, żeby w takim razie opowiedział mi, w jaki sposób mówi o tym, co dla niego ważne jest we współpracy, jak w precyzyjny sposób to opisuje. I on mówi, że nawet ostatnio miał taką rozmowę z pracownikiem na temat tego, co sobie ceni.
Co cenimy w komunikacji?
I mówił o tym, że na przykład ceni sobie życzliwość i ją bardzo docenia. I zaczął mi opowiadać, w jaki sposób o tym komunikował, że na przykład oczekuje też od drugiej strony życzliwości, tak w zespole, ale też do klientów, bo to ile życzliwości mamy w sobie, ma konkretne przełożenie na relacje z klientami. A ta relacja z klientami ma przełożenie na ten czas współpracy z klientami, na ten poziom do sprzedaży naszych usług itd., itd.
I on naprawdę pięknie mi opowiedział o tym, jak on rozumie życzliwość, czym ta życzliwość dla niego jest, jaki jest efekt tej życzliwości. Ale cierpliwie wysłuchałam tego i na koniec powiedziałam, czyli o co Ci chodzi w życzliwości, czyli czego Ty chcesz, przyłóż mi to na konkretne zachowania. I on powiedział, no na przykład nie przeklinamy.
No i powiem Ci, że ja się tutaj zatrzymałam, bo na przykład osobiście sama nie wpadłabym na to, że przy życzliwości może chodzić o nie przeklinanie. I ja nie wpadłam na to dlatego, że ja po prostu nie przeklinam. Jakby tego u mnie nie ma w komunikacji.
Co to znaczy być precyzyjnym w komunikacji?
On tego doświadcza, bo też w takiej jakby kulturze współpracy pracuje w takim środowisku i to jest ok, tego totalnie nie oceniam. Chodzi o to, że kiedy mówimy o precyzji komunikacji, kiedy wysyłamy do naszych współpracowników komunikat o tym, jak chcemy, żebyśmy współpracowali, czy nad czym w ogóle mamy pracować, to nie ma to znaczenia. My potrzebujemy te nasze oczekiwania przekładać na bardzo konkretne zachowania.
I my tutaj się w tym moim spotkaniu z menadżerem zatrzymaliśmy się na tym, że właśnie obydwoje przyznaliśmy jak ważna jest precyzja w komunikacji, ale że ta precyzja to jest przekładanie haseł na konkretne zachowania. I wtedy, kiedy tego podotykaliśmy, on powiedział, że wow, to teraz dopiero ja łapię, o co chodzi w tej precyzji. Powiedział rzeczywiście, wiesz co, teraz mi się przypomina, ja wielokrotnie mówię o różnych wartościach dla mnie ważnych, jak coś powinno nawet być wykonane, co sobie cenię w wykonaniu zadania, ale nie zawsze otrzymuję to, na co się umawiamy, czy właśnie dostaję informację, że nie jestem precyzyjny.
Sprawdź, jakie komunikaty wypowiadasz
I tu, tu mu kliknęło, i mi samej też kliknęło, że bardzo potrzebujemy zatrzymywać się, sprawdzać, czy nasze hasła, które wypuszczamy w świat, przekładamy na bardzo konkretne zachowania. I on powiedział, że zwróci uwagę na to nieprzeklinanie, bo to jest coś, co bardzo chciałam wypełnić, ale na przykład też na nieplotkowanie w czasie spotkania, na sposób w jaki w zespole czy z klientem witamy się. I tutaj poda już mi bardzo konkretne przykłady, jakich sformułowań używamy, a jakich nie używamy, co jemu pracuje, a co nie pracuje i to chce zaszczepić w zespole.
Jak przekładać komunikaty na zachowania
I to był dla tej rozmowy naszej taki punkt zwrotny, gdzie ja przyłapałam się na tym, że ja mówiąc o precyzji nie byłam precyzyjna, nie wskazałam na to, co ja mam na myśli. Czyli w swoim komunikacie nazywaj zachowania. I on wziął też wartość z tego, że usłyszał, że dobrze, w tej mojej komunikacji wartości mam przekładać to na konkretne zachowania.
I ktoś by mógł powiedzieć, no dobrze, ale to nie jest już taka komunikacja jak do dzieci, że już ma wszystko naprawdę tłumaczyć. No nie jest to komunikacja jak do dzieci, to jest jak komunikacja do drugiego człowieka. Drugiego człowieka, który z natury raczej będzie różny od nas.
I tak, jak zobacz, ja się zajmuję na co dzień komunikacją i wpadam w pewne schematy i ja sama siebie potrzebuję zatrzymywać i sprawdzać, jak mój komunikat jest odbierany. My tego potrzebujemy w komunikacji z zespołami. Jesteśmy różni, w zupełnie inny sposób będziemy przetwarzać informacje i będziemy inaczej je innej komunikacji potrzebować.
Obserwuj reakcje otoczenia na Twoje komunikaty
Ale ciekawe też jest to, że też się nad tym zatrzymaliśmy, że w tej precyzji komunikacji ważne też jest zwrócenie uwagi na to, właśnie o jakich zachowaniach ja mówię, ale też jak ja o nich mówię. Że ludzie są tak różni, że jeden komunikat, który jest już nawet bardzo precyzyjnie nazwany, chociażby to przygotowanie raportu do piątku do godziny dwunastej, to jak to mówimy też będzie miało znaczenie. Pamiętajmy, żeby przyglądać się temu, jak nasi ludzie reagują na nasz komunikat.
Do jednej grupy konkretny, bardzo bezpośredni, szybki komunikat to będzie coś, co będzie wystarczające, będzie skuteczne. Ja na przykład tak przetwarzam informacje. Ja nie potrzebuję więcej entuzjazmu w komunikacji, przypomnień, ustrukturyzowania tego nad czym trzeba pracować. Ja potrzebuję konkretu, gdzie jest wskazany cel. No ale to jestem tylko ja. Będą osoby właśnie o stylu komunikacji, który będzie wymagał więcej ciepła, więcej entuzjazmu, też takiego tonu głosu, który będzie nastawiony na to, żeby ta osoba czuła, że pracujemy w miłej atmosferze.
Czy komunikaty wymagają wsparcia?
Będą osoby, które będą też potrzebowały po tym precyzyjnym komunikacie zapewnienia, że nie jesteś tutaj sam, nie jesteś sama. Jestem tutaj, żeby dać Ci wsparcie, żebyśmy razem na koniec sobie spojrzeli na to zadanie. Po prostu będą takie osoby. Dla nich to jeszcze będzie wspierało tę precyzję komunikatu. To wesprze to, że wykonają to, na co się umawiamy. To będą też osoby, które będą potrzebowały przejścia krok po kroku, jak coś powinno być zrobione. Będą wymagały takich szczegółowych, precyzyjnych instrukcji. Nawet wracania do tego, jak coś w przyszłości było wykonane. Chociażby na wskazanie na ten raport, o którym mówiłam, do piątku do godziny dwunastej.
Ale te osoby mogą potrzebować nawet wskazania tego, że zobacz, ten raport chce, żeby zawierał wyniki sprzedaży, na przykład za ostatnie trzy miesiące z analizą trendów. I tutaj potrzebuję, żebyś wrócił do takich źródeł. Wziął to i to pod uwagę.
Oczekiwania vs zachowania
I to oczywiście wszystko zależy od kontekstu. Na jakim poziomie rozwoju są nasi pracownicy? Jaki poziom informacji przetwarzają? I do tego mamy dostroić się. Ale to, co mówimy do nich i jak bardzo te nasze oczekiwania przekładamy na zachowania, to ma znaczenie. A dwa, też w jakiej atmosferze, to mówimy, będzie to miało znaczenie. I oczywiście tu nic innego się nie kłania, jak różnice osobowości, o których tak mówię często w tym podcaście. Więc to zwracamy uwagę.
To badamy albo się przynajmniej temu przyglądamy. Chociaż nie jest to wcale takie proste. No ale jeśli nie mamy możliwości badania diagnozy tego, to przyglądamy się, wyłapujemy, co będzie ważne dla naszego rozmówcy.
Komunikuj swoje oczekiwania
W ogóle w tym też, chyba z tego powinnam zacząć, najważniejsze jest to, że my powinniśmy oczekiwania komunikować. Wierz mi, że to nie jest rzadkość. Często się zdarza to, że my mamy jakieś oczekiwania, nam się wydaje, że to komunikujemy, ale na przykład nam to umyka.
I to znowu, często zależy też od naszego profilu osobowości. Ostatnio też miałam taką rozmowę z klientem, który mi mówi o tym, jak będzie wyglądała nasza współpraca. Jakie mamy cele, w ogóle już operacyjnie o tym rozmawiamy.
I w odpowiedzi mówię mu, że mam rozumieć, że w ogóle podejmujemy współpracę. On mówi, Ania, ale o czym Ty do mnie mówisz? Ja mówię, bo nie mam decyzji jeszcze o tym, że nie dostałam informacji, decyzji o tym, że współpracujemy. Wnioskuję z tego, o czym dzisiaj do mnie mówisz, że tak, ale na wszelki wypadek wolę to doprecyzować.
I on się tutaj też złapał. Wiesz co, rzeczywiście ja byłem przekonany, że swojej asystence zakomunikowałem, żeby precyzyjnie wskazała, co w Waszej ofercie było tym, co zdecydowało o tym, że z Wami będę pracować. Ale widocznie ja w ogóle tego nie przekazałam. Gdzieś mi to umknęło. Więc czasami takie oczywistości wydają nam się takie oczywiste, ale one nie są. My potrzebujemy w tej komunikacji z naszymi współpracownikami, w ogóle z otoczeniem, być bardzo uważnymi, bardzo przyglądać się temu, jak komunikujemy.
Jakiej komunikacji potrzebują Twoi współpracownicy?
Mieć świadomość tego, co jest u nas mocne, a nad czym warto, żebyśmy pracowali. I tak jak powiedziała, jeśli masz łatwość komunikowania przez taką wizję, przez strategię komunikacji obrazami, to to jest mocne. To się sprawdza w tak wielu sytuacjach, ale pamiętaj, że warto poprzyglądać się, czy właśnie swoje hasła przekładasz na bardzo konkretne zachowania.
A takie komunikacji jednak Twoi pracownicy z największym prawdopodobieństwem będą potrzebować. No a jeśli jesteś osobą, która naturalnie komunikuje się przez pryzmat bardzo konkretnych zachowań, to też sprawdzaj to, czy wiedzą, jaki jest cel tego, o czym mówisz. Do czego to ma doprowadzić, jaki jest kierunek.
Czyli zobacz, chodzi w tym wszystkim o to, żeby znaleźć się w środku, żeby niczego nie nadużywać. Ani tej bardzo obrazowej komunikacji, ani tej taki nastawionej bardzo na fakty, na takie konkretne. Żeby znajdować zawsze złoty środek, ale z taką dużą uważnością na to, czego druga strona będzie od nas potrzebowała.
Intencja w komunikacji
I jeszcze jeden taki bardzo ważny punkt w tej precyzji komunikacji jest taki, coś na co chcę zwrócić Ci uwagę, czy podpowiedzieć, zaprosić do przyglądania się temu. Że za każdym razem, kiedy komunikujemy, kiedy chcemy zadbać o precyzję w komunikacji, ale nie w każdej komunikacji, ważne jest to, żeby pamiętać o intencji. Ja też często o tym mówię, że taka intencja, która za nami stoi, czyli rozwój pracowników, ona właśnie wspiera tę postawę liderską.
Wtedy, kiedy wracasz też do współpracownika na przykład z bardzo konkretnymi informacjami, co, jak ma być wykonane, zrealizowane. I tutaj nawet skupiasz się na tym, żeby jeszcze raz coś wyjaśnić. Pamiętaj, że Twoją intencją powinno być rozwijanie pracownika, a nie jego zawstydzanie.
Atmosfera w komunikacji
Zmierzam do tego, że wiesz, można kogoś zasypać mnóstwem komunikatów bardzo behawioralnych, czyli z dużym przełożeniem na zachowania. Czyli oznacza to to, nie przeklinamy, nie mówimy tego i tego, nie chodzimy w bluzie z kapturem, bo czasami takie słyszę też oczekiwania. To ma uzasadnienie w środowisku biznesowym, czy może mieć uzasadnienie w konkretnych kręgach, czy nie oddajesz mi dokumentu z literówkami, nie wiem, potrzebuję dokumentu na czas i tak dalej.
Można pracownika zasypać mnóstwem tego, ale kluczem będzie to, jaką mam intencję. Czy mam go zawstydzić, czy mam go rozwinąć? Zawsze, drogi słuchacze, słuchaczko tego podcastu, chcący być liderem, liderką, mamy skupiać się na rozwoju pracownika. Ta intencja nam pomoże w tym, żeby być bardzo uważnymi na to, jakich argumentów dobieramy w rozmowie oraz w jaki sposób to robimy, w jakiej atmosferze.
Komunikaty dostosowane do różnych stylów osobowości
To pomoże też nam w dużej uważności na drugiego człowieka. A na zakończenie dodam to, że jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat tego, jak adaptować komunikat do różnych stylów osobowości, aby on był skuteczny i właśnie usłyszany przez drugą stronę, to dużo o tym pisze w książce ,,Zaangażowany zespół’’. Tam znajdziesz dobre praktyki, konkretne sytuacje i sposoby komunikacji, precyzyjnych oczekiwań w zespołach, zróżnicowanych osobowościowo.
Przydatne szkolenia dostępne na Effectiveness
No a też zajrzyj do nas na stronę Effectiveness.pl i w zakładce szkolenia znajdziesz też opis szkolenia Siła Różnic w zespole. Tam na tym szkoleniu mocno skupiamy się na rozpoznaniu stylów komunikacji, tego czego obie strony, czyli lider zespołu i zespół, czego obie strony mogą potrzebować w komunikacji, żeby ta komunikacja była dobra i za co obie strony mogą wziąć odpowiedzialność, żeby pracować nad jakością tej współpracy. A obie strony są odpowiedzialne za jej jakość.
Za dziś ci bardzo, bardzo dziękuję i pamiętaj proszę o subskrybowaniu tego podcastu, a najlepiej jeszcze zostawieniu komentarza. To jest coś, co bardzo mi pomoże w tym, żeby przygotować następne treści i docierać do nowych odbiorców. Do usłyszenia za dwa tygodnie.
