Cześć, dzień dobry. W dzisiejszym odcinku będziemy kontynuować temat nieporozumień, ale już w taki mega praktyczny sposób, bo dostaniesz ode mnie cztery sprawdzone strategie komunikacji z osobami, które mogą komunikować się na sposób zupełnie inny niż Ty. Mogą się komunikować w czterech różnych stylach komunikacji DISC, więc jeśli chcesz dostać ode mnie gotowe przykłady tego, jak rozmawiać z osobami, może właśnie różnymi od ciebie, to zostań ze mną do końca.
A dla przypomnienia, w poprzednim odcinku mówiłam o tym, czym są nieporozumienia, skąd one się biorą i jak to, że jesteśmy różni, komunikujemy się w różnym stylu, powoduje czy prowokuje to, że może dochodzić do nieporozumień, bo ten sam komunikat możemy słyszeć na różne sposoby. Zacznijmy od tego, jak komunikuje się osoba o dominującym stylu komunikacji i jak do niej mówić. Podam ci ku temu przykłady.
Jak komunikować się z osobami dyrektywnymi? Liczą się fakty i rozwiązania
Osoby o tym dominującym stylu komunikacji, których charakterystykę przedstawiłam ci w poprzednim odcinku tego podcastu, ale w całym podcaście o tym mówię też, w książkach swoich o tym piszę, one komunikują się w bardzo dyrektywny sposób. Mogą powiedzieć o, zrób to już teraz, zrób to szybko, to jest proste, prześlij mi to i tak dalej i tak dalej. To jest bardzo wprost, konkretne, bez jakichś dodatkowych ozdobników.
I w relacji, w komunikacji z tymi osobami to, co jest ważne, to jeśli czegoś nie wykonałaś, to nie tłumacz się, dlaczego to nie zostało zrealizowane. Nie mów o tych wszystkich okolicznościach, na przykład, że nie dokończyłem tego projektu na czas, bo Joanna nie dostarczyła mi danych. Mateusz nie przesłał swojej części raportu, więc ja nie mogłam na przykład tego skończyć, albo dziecko mi się rozchorowało.
Styl dyrektywny w praktyce — fakty, odpowiedzialność i fokus na przyszłość
Nie, to nie chodzi o to, że osoby, których dominuje ten właśnie styl dyrektywny w komunikacji, one nie są empatyczne i nie liczą się z tym, co się dzieje z twoim dzieckiem, czy z Joanną, z Adamem, czy z kimkolwiek innym. To nie o to chodzi. Do tych osób, żeby one słuchały cię i żebyście mogli pójść dalej, żeby też usłyszały to, co rzeczywiście chcesz powiedzieć, to skup się na rozwiązaniu. Na osi czasu to jest skupianie się na przyszłości. Nie skupiaj się na przyszłości, na tłumaczeniu, co się wydarzyło. Możesz wprost powiedzieć, słuchaj, tak, potwierdzam, to nie zostało skończone. Natomiast zobowiązuje się, że dostarczę ci finalną wersję do godziny 14, dam ci znać, że już jest gotowa. Puszczę ci maila, puszczę ci sms. I tyle. Bez tłumaczenia się. Mówię, możesz zaznaczyć tylko delikatnie, nie wiem, tak, nie zostało to wykonane, bo nie miałam pełnych danych, ale już się tym zajmuję, do tej i do tej godziny to otrzymasz, poinformuje cię o tym. I tyle. Dla tej osoby ta sprawa jest zamknięta. Ona nie chce rozpatrywać, kto co zawinił. Nie o to chodzi. Ona chce się skupić na rozwiązaniu, chce się skupić na przyszłości. Właśnie w tym komunikacji z tymi osobami odnieś się do faktów, ale nie przesadzaj z faktami.
Jak przekonać osobę dyrektywną? Mów o rozwiązaniach i korzyściach
Skup się mocniej na rozwiązaniu. I pokazywaniu też alternatyw. Jeśli chcesz zaproponować nowe rozwiązanie, to powiedz o tym, słuchaj, chcę, przychodzę do ciebie z rekomendacją rozwiązania, proponuję tego dostawcę, bo zaoszczędzimy na transporcie materiałów, to będziemy mieć z głowy. Czyli skupia się na rozwiązaniu, na rekomendacjach, pokaż też jak na tej rekomendacji zaoszczędzicie i czas i pieniądze. Czyli mów o tym efekcie przyszłości, a wtedy taka osoba zacznie Cię słuchać, może zadawać pytania, ale które bardziej będą potwierdzeniem tego, w którym kierunku zmierzacie i czy ona Cię dobrze zrozumiała. Ale nie po to, żeby na przykład zbić Twój pomysł. Nie, jak ona usłyszy, że to nam zaoszczędzi tyle czasu, tyle pieniędzy, to pomoże nam na przykład usprawnić procesy, ona będzie cała za tym, żeby to rozwiązanie wdrożyć.
Gdy pytania służą przyszłości, a nie wytykaniu błędów
To co ważne też jest w komunikacji z taką osobą, to zaufanie w to, że tu nie chodzi o Ciebie i w komunikacji wyłapanie tego, co Ty nie robisz dobrze. Kiedy taka osoba zadaje Ci pytania, powiedz mi to, a co Ty rekomendujesz, to zaufaj, że ta osoba rzeczywiście może prowokuje konfrontację po to, żeby pobudzić do myślenia, zwykle osoby tak to mówią, a nie po to, żeby Cię przyłapać na błędzie. Ta osoba nie chce tego robić, dlatego nawet to skupianie się na błędach jest dla niej powrotem do przeszłości. Ona tego nie chce. Ona chce się skupiać na przyszłości, na rozwiązaniach, na oszczędnościach, na optymalizacjach. Kiedy taką komunikację zastosujesz, to osoba będzie skłonna z Tobą rozmawiać, będziecie mogli razem pójść do przodu.
I kiedy chcesz zbudować też relację z tą osobą, to pamiętaj o tym, że przegadajcie wpierw to, co macie do załatwienia, a później możecie przejść do tematów pobocznych, tematów prywatnych. I to co ważne, to nie znaczy, że ta osoba nie jest empatyczna, że jej nie interesuje to, co się w Twoim życiu dzieje, z Twoimi dziećmi, z Twoimi przyjaciółmi, czymkolwiek innym, na Twoich szkoleniach. To nie o to chodzi.
Jak naprawdę komunikują się osoby dyrektywne
Te osoby często są niesłusznie postrzegane jako osoby nieempatyczne, tylko liczące się z wynikiem. Nie, zwykle to są też osoby empatyczne, ale komunikują się przez efekt, przez zadanie i wpierw to chcą załatwić po to, żeby później przejść do tych rzeczy, o których może nie wcale nie tak komfortowo jest im rozmawiać, ale to nie znaczy, że nie będą chciały o tym rozmawiać. Więc o tym warto pamiętać w komunikacji z osobami o dominującym, takim dyrektywnym stylu komunikacji.
Styl wpływowy DISC — energia, pomysły i rozmowa zamiast maili
Idąc dalej, w komunikacji z osobami, u których silny jest styl wpływowy w modelu DISC, styl zachowania, co się przekłada na bardzo taką inspirującą komunikację, często też werbalną komunikację, bo te osoby też dużo mówią, lubią mówić, też kwieciście opowiadają. Jak je poznasz też w stylu komunikacji? To będą te osoby, które powiedzą, słuchaj mam super pomysł, słuchaj no dzwonię, bo już nie mogę się doczekać, żeby Ci o tym powiedzieć, chcę się z Tobą o tym podzielić. Dzwonię, wychodzę z inicjatywą w tej komunikacji.
Jak z nimi się komunikować? To co ważne, to pamiętaj o tym, że te osoby bardzo sobie cenią werbalną komunikację, więc jeśli masz wybór, to zadzwoń, a nie pisz. I nie chodzi o to, że Ty wolisz podsumować to. Pewnie tak, jak potrzebujesz podsumować, to później i tak po tej rozmowie to wyślij. Ale pamiętaj, że te osoby szybciej Cię usłyszą, kiedy zadzwonisz, a nie napiszesz. Bo dla nich pisanie może być żmudne, takie w przebrnięciu przez tekst. Natomiast kiedy zadzwonisz, to serce im bije szybciej, bo one chcą tej interakcji, bo one liczą się z tą też mocniej z osobą, która właśnie nawiązuje ten kontakt, która wychodzi z inicjatywą.
Najpierw rozmowa, potem podsumowanie — jak pracować z osobami o stylu wpływowym
Więc to jest ważne. Ja w zespole, kiedy mam osoby z wysokim I, tym wpływowym w komunikacji, to ja zwykle do nich zadzwonię, żeby coś przegadać. A najwyżej później podsumuję, nawiązując do naszej rozmowy, to są te punkty, na których mi zależy.
Jeśli chcesz zaangażować taką osobę w jakiś projekt, to wskazuj na atrakcyjność tego projektu. Np. mówiąc, że projekt, w który chcę Cię włączyć, zakończy się międzynarodową konferencją, to będzie okazja, żeby się spotkać z zespołami, managerami z różnych regionów.
Najpierw emocje i energia, potem treść projektu
Wskaż na atrakcyjność, na tę interakcję, może taką niecodzienną, tam gdzie jest właśnie interakcja, tam gdzie jest ta komunikacja, to będzie kręciło te osoby, te osoby będą chciały w tym wziąć udział. Nawet to dla nich będzie bardziej atrakcyjne, bardziej angażujące niż jak powiesz, słuchaj, nie wiem, będzie prezentacja o nowych produktach, zobaczymy nowe rozwiązania. To też jest w porządku, ale kiedy wpierw skupisz się na tej atrakcyjności, w interakcji, w ogóle na atrakcyjności tego, te osoby będą bardziej skłonne do tego, żeby wykazać też entuzjazm, do tego włączyć się w ten projekt.
Indywidualność jako klucz do motywacji stylu wpływowego
No i to co ważne, kiedy komunikujesz się z takimi osobami, to zwróć uwagę też na indywidualne osiągnięcie, na indywidualną taką wartość, unikalną wartość jaką ta osoba może wnieść do zespołu. Szukam tu dla Ciebie przykładu. Możesz na przykład powiedzieć w ten sposób, że słuchaj, potrzebujemy Cię w tym projekcie, bo to Ty masz właśnie doświadczenie w pracy z inwestorami, Ty masz doświadczenie w pracy w tym konkretnym obszarze. Już nieraz widziałam Cię w akcji, jak rozmawiasz z tą grupą na przykład pracowników. Podkreśl ten indywidualizm, dla tych osób to się liczy, dla nich to jest ważne, zauważenie, że słuchaj na przykład wielokrotnie dostawałam pochlebne opinie na temat Twojej prezentacji, jeszcze miesiąc, dwa miesiące potem, ludzie to zauważali, dla nich to się liczy. I wtedy one będą też bardziej skłonne do tego, żeby słuchać, żeby się włączyć, się zaangażować.
Wsparcie zamiast oczekiwań, czyli przekładanie entuzjazmu na działania
To w czym potrzebujesz pomóc takim osobom później to w przekładaniu słów na działania. Pamiętam sytuację, kiedy menager mi opowiadał o osobie, która opowiada, że ma świetny pomysł sprzedaży, ma świetną strategię na sprzedaż, jak to z klientami, no go with the flow, idziemy tak intuicyjnie, natomiast firma oczekiwała przekładania tego na konkrety, na proces. To osoby mogą nie mieć łatwości w tym, żeby przekładać słowa na działania, więc mogą potrzebować od Ciebie po tym bardzo wspierającym komunikacie, słuchaj chcę żebyś przejął grupę naszych najbardziej przychodowych klientów, tych klientów z grupy tej najbardziej dla nas ważnej, bo nie raz właśnie mi pokazałaś w akcji jak działasz, ale to czego od Ciebie potrzebuję to powrotu do mnie z pokazaniem mi jak do nich podejdziesz. Jaki będzie Twój cel, jak zaplanujesz proces kontaktu, poprowadzenie tego klienta i jak będziesz mierzyć konwersję. Pokaż tę ścieżkę, nie oczekuj tego, ale pomóż im przekładać te ich pomysły na działania.
Pozwól się wygadać — to otwiera drogę do skutecznej współpracy
No i to co ważne w komunikacji z nimi, pozwól im się wygadać. To nie chodzi o to, że mają Ci opowiadać o całym swoim życiu i zaczynać spotkania od piętnastominutowego small talku, nie. Ale mam na przykład takiego w swoim doświadczeniu, w tej takiej tyczce doświadczeniowej konsultantki menagera, który mówi słuchaj ja po prostu z klucza wiem, że jak on do mnie przychodzi ja potrzebuję dać mu się wygadać i zapytać jak minął jego weekend. Co tam u niego słychać, nie. Jak poszło. I te osoby z łatwością opowiadają, ale kiedy zbudujemy grunt do komunikacji z takimi osobami łatwiej jest później przejść do rozmowy właśnie o zadaniach. No i to jest kluczowe w komunikacji z tymi osobami.
Styl S DISC — słuchanie, współpraca i rozmowa po partnersku
Teraz przejdźmy do komunikacji z osobami, u których dominuje bardzo taki relacyjny, konsultacyjny styl komunikacji. To są osoby, u których jest silny styl S stały modelu DISC. Osoby, które powiedzą, że wspólnie chcą coś omówić albo zapytają Cię czy moglibyśmy to omówić, czy mogłybyśmy o tym porozmawiać. Osoby, które będą zwykle też mówić w liczbie mnogiej, bo dla tych osób liczy się relacja i one będą właśnie przez tę relację się też komunikować. To są też osoby nastawione bardzo na człowieka jak te osoby o tym wpływowym stylu komunikacji, ale bardziej na relacje, bardziej słuchające, a nie mówiące tak jak te osoby o wysokim stylu I.
Więc w komunikacji z osobami o tym silnym, konsultacyjnym stylu komunikacji, okaż szczere zainteresowanie tą osobą, ale też relacją, w której ona jest. No i zobacz, jeśli mamy osobę, którą masz w zespole, to już jest relacja, bo jest ta osoba i jest ten zespół. Jesteś Ty jako menadżer, menadżerka i jest ta osoba, to pamiętaj, żeby od czasu do czasu dopytać o to, słuchaj powiedz mi jak Ci jest w naszym zespole, co sobie cenisz, a co my możemy dla Ciebie zrobić. Zobacz, że też użyłam celowo liczby mnogiej, co my możemy dla Ciebie zrobić. Te osoby zwykle są w takiej postawie służebnej, jakby powiedz mi w czym pomóc, to ja w tym pomogę. No to my też pokazujmy, czy pytajmy, sprawdzajmy jak my tej osobie możemy pomóc, jak możemy ją wesprzeć. Ona bardzo sobie będzie to ceniła.
Uważność na człowieka buduje zaufanie stylu relacyjnego
Tak jak powiedziałam o tej relacyjności, to miej na uwadze to, że ta osoba doceni to, że zapytasz też o te relacje, które są dla niej ważne. Więc na przykład jeśli wiesz, że dziecko tej osoby zmieniło szkołę, to nie będzie przekraczaniem granic to, jeśli od czasu do czasu czy gdzieś w tym kontekście zapytasz, słuchaj pamiętam, że Twój syn zmienił szkołę, jak mu idzie? Pokaż, że to jest dla Ciebie ważne. To po pierwsze, to musi być dla Ciebie ważne, ale zakładam, że jak chcesz być liderem, liderką dla zespołu, to ten człowiek jest dla Ciebie ważny. Więc dla niego też te relacje, w których on jest, one są po prostu ważne.
Wsparcie bez wyręczania — jak komunikować się ze stylem relacyjnym
W relacji z taką osobą też podkreślaj, że jesteś dla niej wsparciem, więc możesz na przykład powiedzieć w ten sposób, czy zapytać, jeśli chcesz coś doprecyzować, sprawdzić, pamiętaj, że chętnie Ci pomogę. Albo jakich informacji ode mnie potrzebujesz, żeby podjąć tę decyzję, żeby się czuć komfortowo w tym temacie, czy na spotkaniu już z tym klientem. I zobacz, pokazuj swoje wsparcie, nie zabieraj zadania z tej osoby. Ona to spotkanie cały czas ma z klientem poprowadzić, ale może potrzebuje takiego zwykłego przegadania, albo na przykład tylko powiedzenia Ci, wiesz co, jest okej. Takiego upewnienia się. Tu nie chodzi jej o to, żeby zdejmować z niej, ale potrzebuje takiego potwierdzenia, że nie jest w tej sytuacji sama.
To, że mówimy do tych osób w liczbie mnogiej, to też o tym wspominałam. I naprawdę warto to mieć na uwadze. To, co jest ważne też bardzo w komunikacji z tymi osobami, to jest to, żeby nie naciskać ich na podejmowanie samodzielnie decyzji. Na przykład to może się odbywać w ten sposób, że powiesz, no jaka jest Twoja decyzja? Tak zwykle D powie. To co rekomendujesz? To co Ty byś zrobił? Nie, zrobiłam. Nie.
Bez presji, z zaufaniem — jak wspierać konsultacyjny styl decyzji
Te osoby będą wtedy gdzieś oporować, mogą się czuć niepewnie w takim bardzo dyrektywnym kluczu komunikacji. Powiedz o tym, że słuchaj, zależy mi na tym, żebyś to Ty sama podjęła decyzję, ale ja tutaj jestem dla Ciebie. Czego możesz potrzebować ode mnie, żeby czuć, wiesz, taką pewność, że to jest Twoja decyzja, że idziesz w właściwym kierunku? Nie znowu, nie zdejmujemy zadania z tej osoby, ale pokazujemy wsparcie i pokazujemy też wiarę w tę osobę, że ja wiem, że Ty masz kompetencje do tego, żeby tego klienta już poprowadzić, dopiąć tę transakcję. Tylko słuchaj, jestem, żeby przegadać. Czasami też podpowiedz, czego może od Ciebie potrzebować, w jakich obszarach możesz tej osobie pomóc. I to chyba jest kluczowe w komunikacji z osobami, które właśnie są bardziej takie konsultacyjne. Ta uwaga, nie oznacza, że one nie będą decyzyjne, one mają inny właśnie konsultacyjny styl podejmowania decyzji.
Precyzja zamiast wizji
No i już mamy czwarty, ostatni styl komunikacji. Osoby o takim sumiennym stylu zachowania, stylu komunikacji, takim bardzo precyzyjnym, które poznasz po tym, że powiedział, mam kilka pytań, albo to się jeszcze okaże, albo to nie do końca jest dla mnie wszystko jasne. Jakby zobaczymy, one gdzieś mogą poddawać coś w wątpliwość, to one będą się komunikować przez fakty konkretne, ale też wskazywać, że nie do końca wszystko jest na tym poziomie, jakim by oczekiwały. To jest dla nich naturalny styl komunikacji. Więc jak komunikować się z tymi osobami?
Po pierwsze, przygotowuj się do rozmowy z takimi osobami. To znaczy, bądź konkretny, nie używaj ogólników, że właśnie o, tak jak to I wpadnie i powie, słuchaj, mam super pomysł, chcę Ci o tym opowiedzieć. Nie, i opowiadasz o wizji. Nie. Pokaż konkretne, gdzie chcesz dojść, z czym to się wiąże, jakie kroki chcesz podjąć, albo kiedy chcesz porozmawiać o jakiejś sytuacji, która już miała miejsce, to powiedz, słuchaj, chcę porozmawiać o sytuacji, nie wiem, z wczoraj. Nie coś, co było z tym konkretnym klientem, a nie, że ogólnie, że coś się wydarzyło. Jeśli tak samo chcesz skomplementować taką osobę, to nie mów o tym, że o, dobra robota, słuchaj, jest super, nie.
Rozmowy bez ogólników i bez presji
Dla tych osób nic to nie oznacza. Te osoby nawet mówią o tym, dobra, ten chce mi tam słodzić, nie, i tak to nie ma dla mnie większego znaczenia. Nie. Bądź precyzyjny/precyzyjna w komunikacji. Powiedz, słuchaj, cenię u Ciebie to Twoje analityczne podejście, cenię to, że Ty odgrzebiesz i wyszperasz wszystko, jakby to, o czym my możemy nie pomyśleć, że właśnie zwróciłeś uwagę na przeanalizowanie jeszcze tej perspektywy i to sobie, w Tobie bardzo cenię w komunikacji. To co ważne, w takiej też codziennej komunikacji, to nie oczekuj od takich osób odpowiedzi już, nie.
Kiedy zapytasz, słuchaj, jaka jest Twoja decyzja, to co Ty rekomendujesz, to jest okej, jakby przyjmij, że te osoby mogą potrzebować czasu, żeby przeanalizować sytuację, bo one na osi czasu, jak to D, jak Ci mówiłam, już poleciało do przyszłości, to te osoby z wysokim C, z stylem sumiennym, one są w przeszłości, one chcą przeanalizować sytuację. Więc możesz powiedzieć, słuchaj, potrzebuję od Ciebie rekomendacji, ważne będzie dla mnie, żebyś na przykład wrócił z informacją, z rekomendacją jutro do końca dnia, czy możemy się tak umówić? Nie zaskakuj, daj czas na przemyślenie, nie. Te osoby tak procesują informację, dla nich to jest ważne.
Zapowiedź zamiast przerywania — klucz do dobrej współpracy
I w takich też codziennych interakcjach, nawet jak coś potrzebujesz nagle, to pamiętaj o tym, że te osoby nie lubią nagle, nie lubią zaskoczenia. A ja czasami na przykład potrzebuję moje C w zespole właśnie z zaskoczenia wziąć, bo już potrzebuję informacji. Ale zaznaczam to, słuchaj, wiem, że to jest takie ad hocowe, wiem, że nie chcę tak działać, ale dzisiaj ta informacja jest dla mnie ważna. Nazwij to, powiedz o tym. Ale jeśli tylko możesz, to też, nie wiem, nie dzwoń bez powodu, nie, o, tylko na chwilę. Pamiętam taką sytuację, menadżer mi opowiadał, że inne osoby, no on nad czymś pracuje, no i ktoś cały czas wpada, nie, słuchaj, mogę tylko chwilę, a później to się przeciąga do 20, do 30 minut. Nie, jak potrzebujesz tej osoby, to powiedz, słuchaj, potrzebuję od Ciebie 30 minut, nie, jakby kiedy możemy o tym porozmawiać, nie, potrzebuję to przegadać. Kiedy? Znajdź slot w kalendarzu i to będzie w porządku.
Jak dawać feedback stylowi sumiennemu
No i to, co ważne, pamiętaj o tym, żeby nie dać tej osobie czuć się krytykowaną. Czasami potrzebujemy tej osobie pomóc wyjść z przeszłości, bo dla niej wszystko jest czarne albo białe, że to, że Ty chcesz mówić teraz o tym, że nad tym zadaniem potrzebuję jeszcze popracować, to dla niej może oznaczać, że nie doceniasz tego, co ona do tej pory wypracowała. Nie, to powiedz o tym, słuchaj, nie raz mi udowodniłaś swoją skrupulatność, nie, i tego teraz potrzebuję też w tym zadaniu. Jakby proszę Cię, że podejdź do tego jeszcze raz, właśnie z takim swoim największym poziomem skrupulatności, jaki masz. Jeszcze przejrzyj to i to, przeanalizuj to i to. To jest dla mnie ważne, nie. Pomóż tym osobom nie patrzeć na sytuację jako czarne albo białe.
Zatopiłaś się w tych szczegółach. Nie, pokaż, słuchaj, potrzebuję od Ciebie mocniej skupienia się na rozwiązaniu. Doceniam szczegóły, natomiast jakby tu i teraz dla mnie ważne jest to, żeby skupić się, nie wiem, na wnioskach z tego raportu.
No i tak mogłabym długo, długo opowiadać, a jeszcze więcej, tak jak powiedziałam, opisałam Ci i w książce Everest Lidera, ale też w Sile Różnic w Zespole, masz konkretne przykłady tego, jak rozmawiać z osobami, które są różne od nas. No dobrze i to byłoby na tyle, jeśli chodzi o komunikację z tymi czteroma stylami DISC. Za dziś Ci dziękuję i do usłyszenia, do zobaczenia za dwa tygodnie.
