Kompetencje miękkie
Nie od dziś wiadomo, czym jest dla firmy efektywny zespół, a przede wszystkim jego LIDERZY – to jedna z kluczowych części wielkiego mechanizmu – który porusza firmę do przodu lub wstrzymuje jej rozwój – a jego siła zależy nie tylko od tego, jak wiele osób napędza ten mechanizm, ale głównie od tego, jak skuteczni są ci pracownicy. I tak jak każdy mechanizm wymaga przeglądu, działań podnoszących jego efektywność, tego samego wymagają kompetencje pracowników. I pisząc kompetencje, nie mamy tu na myśli tych twardych aspektów, ale miękkie elementy współpracy, czyli właśnie kompetencje miękkie (ang. Soft skills).
Niestety kompetencje miękkie pozostają cały czas niedoceniane, ponieważ na co dzień naturalnie skupiamy się na kompetencjach twardych np., co dana jednostka wnosi do zespołu, co może dać organizacji, ale wciąż zapominamy o tej miękkiej stronie współpracy.
Wróćmy jeszcze do doświadczenia wspólnego nam wszystkim: Pandemia i dosyć gwałtowna zmiana trybu pracy ze stacjonarnego na zdalny przewróciła do góry nogami życie wielu zespołów i pokazała, co naprawdę ma znaczenie we współpracy. W obliczu pandemii i chwilowego ‘zatrzymania się’ świata większość zadań/produktów/usług pozostała taka sama, a jednak wiele zespołów zaczęło mieć trudności w pracy ze sobą w trybie pracy zdalnej. To pokazuje, że problemem nie do końca jest zadanie/produkt/usługa, ale jakość współpracy, brak wcześniejszej inwestycji w to, by zespół poznał siebie nawzajem i wiedział, czego konkretne osoby potrzebują, by efektywnie współpracować. Im mniej interakcji mamy ze sobą nawzajem, tym większego znaczenia nabiera umiejętność korzystania z poszczególnych kompetencji miękkich. Im mamy większą świadomość kompetencji miękkich, tym łatwiej będzie nam współpracować niezależnie od warunków, np. niezależnie od trybu pracy stacjonarnej czy zdalnej lub pracy w kryzysie. Ale czym są miękkie kompetencje?
Kompetencje miękkie definicja
Co to są kompetencje miękkie? Kompetencje miękkie definiują, w jaki sposób dana osoba pracuje i ujawniają się dopiero w momencie interakcji z innymi ludźmi. Zatem ważne jest nie tylko to, jakie kompetencje miękkie deklaruje dana osoba, ale to czy i jak potrafi je wykorzystać w codziennej pracy swojego zespołu. Dla lepszego zrozumienia podajmy przykład. Wyobraźmy sobie, że w zespole X pracuje osoba, która w codziennej współpracy będzie stawiała za priorytet skupianie się na szczegółach, natomiast jakość tej kompetencji miękkiej będzie mierzona dopiero podczas wykorzystywania jej w praktyce, np. podczas tworzenia raportu dla Klienta czy przygotowywania rozliczeń. Wtedy ujawni się w całości razem ze swoimi potencjalnymi ograniczeniami i obszarami do rozwoju w tym obszarze. Zatem kompetencja twarda będzie odpowiadała na pytanie CO robi dany pracownik, a kompetencja miękka JAK to robi.
Kompetencje miękkie przykłady
Kompetencje miękkie można wymieniać w nieskończoność, dlatego myśląc o pracy zespołowej, warto spojrzeć na nie z lotu ptaka. Kompetencje miękkie, które są kluczowe we współpracy i relacji z innymi to takie, które wynikają z konkretnego stylu zachowania, np. odpowiedź na zmianę, postawa wobec zmiany, szybkość adaptacji do zmiany, to czego dana osoba potrzebuje, by w tej zmianie się odnaleźć, sposób organizacji pracy (np. procesowy lub strategiczny), sposób komunikacji z innymi, zdolność do zarządzania swoimi emocjami, kompetencje związane z przywództwem itd.
Warto wspomnieć o inteligencji emocjonalnej, która jest częścią kompetencji miękkich i wpływa na to, w jaki sposób z nich korzystamy. Inteligencja emocjonalna to zdolność do rozumienia, rozpoznawania, definiowania i zarządzania swoimi emocjami. Porównując inteligencję emocjonalną do zdalnie sterowanego samochodu, to w tym przypadku inteligencja emocjonalna jest pilotem a kompetencje miękkie samochodem. Ona pomaga świadomie korzystać z kompetencji miękkich, by dojechać do celu.
A przekładając to porównanie na rzeczywistość, podamy przykład lidera, z którym niedawno pracowaliśmy. Był to lider, którego pracownicy ocenili jako trudnego do współpracy. A za tym stało to, że komunikował się dyrektywnie, działał szybko, był nastawiony na cel i koncentrował się na przyszłości. Potrzebował czuć, że ma kontrolę nad wszystkimi procesami w firmie. Jednak jego inteligencja emocjonalna była na wysokim poziomie, co pozwoliło mu zarządzać kompetencjami miękkimi tak, by nie nadużywać swego stylu zachowania, w tym komunikacji, pozostając sobą i jednocześnie nikogo nie krzywdzić, swoim tonem nie sprawiać nikomu przykrości a zamiast tego okazywać zrozumienie, wsparcie i świadomie prowadzić zespół do celu.
Miękkie kompetencje menedżerskie
Kompetencje miękkie kierownika/szefa/managera, czy po prostu lidera zespołu będzie wyróżniała jedna podstawowa rzecz, czyli ich ŚWIADOMOŚĆ. Kompetencje miękkie w przypadku liderów są ważne nie tylko dla tej konkretnej osoby, ale przekładają się na cały zespół. Silnym narzędziem w ręku każdego lidera będzie rozumienie kompetencji swoich i swoich pracowników, bo to jego zadaniem jest rozwój pracowników i to na nim leży odpowiedzialność prowadzenia zespołu. A żeby to robić świadomie i sensownie, lider potrzebuje znać i rozumieć zasoby, które w tym zespole ma, co oznacza nic innego, jak diagnozę kompetencji miękkich zespołu, o czym przeczytasz niżej.
Kompetencje miękkie w sprzedaży
Miękkie umiejętności sprzedażowe mogą pomóc wielu handlowcom w swojej pracy. Dlaczego? Po drugiej stronie procesu sprzedażowego mamy klienta, czyli po prostu człowieka. Podstawą sukcesu w sprzedaży jest świadome jej prowadzenie, w tym rozumienie, jak sprzedaję i kogo mam po tej drugiej stronie, by dostosować swój styl sprzedaży na tyle, by Klient czuł się komfortowo w podejmowaniu decyzji zakupowej. Tutaj dużą rolę będzie odgrywał sposób komunikacji. Do jednych Klientów bardziej będzie przemawiał miękki sposób komunikacji a do drugich wręcz przeciwnie – konkretny i dyrektywny. A to, jakie mamy style komunikacji już dziś doskonale rozumiemy.
Dlaczego kompetencje miękkie są ważne
Dlaczego uważa się, że kompetencje miękkie są kluczem do sukcesu? Kompetencje miękkie są elementem, którego nie da się ominąć, myśląc o sukcesie. Za sukcesem w pracy zespołowej stoi świadomość kompetencji miękkich w zespole, czyli naszych zasobów tu i teraz, oraz to jak z nich korzystamy. Dlaczego? Bo tam pracują ludzie. Nie da się tego sukcesu osiągnąć bez dbania o nich i o jakość ich interakcji. Dana firma może dysponować najlepszym jakościowo produktem, może mieć dobrze poukładane procesy, ale jeśli nie będzie dbać o to, co się dzieje między poszczególnymi członkami zespołu, to wówczas nie będzie to miało większego znaczenia. Największy pożytek z tego w czym firma jest mocna, będziemy mieć wtedy, gdy zadbamy o element ludzki we współpracy.
Tutaj znów warto posłużyć się przykładem, którego doświadczyliśmy na własnej skórze, czyli pandemią. W momencie wybuchu pandemii bardzo szybko trudności zaczęły mieć te zespoły, które wcześniej nie dbały o jakość interakcji. Wówczas trudnej im było sprzedawać swój produkt czy go dostosować do nowej rzeczywistości i dążyć do osiągnięcia wcześniej postawionego celu. Jeśli naprawdę umiemy korzystać z zasobów miękkich, które mamy w zespole, to bez względu na to czy to jest pandemia czy inna trudna sytuacja, taki zespół zawsze z zaangażowaniem znajdzie sposób na odpowiedź na bieżące wyzwania otoczenia.
Jak badać kompetencje miękkie
Dziś jesteśmy w dobrej sytuacji, ponieważ kompetencje miękkie możemy mierzyć i temu służy test kompetencji DISC D3. Po wykonaniu testu otrzymujemy konkretną informację o tym, w jaki sposób dana osoba się komunikuje, jakie są jej mocne strony, ale również potencjalne ograniczenia i obszary do rozwoju, co stoi za podejmowaniem decyzji, co wewnętrznie motywuje daną osobę, by dawać z siebie więcej i być zaangażowaną we współpracę. I tutaj nie ma drogi na skróty. Potrzebujemy zacząć od diagnozy kompetencji miękkich, czyli podnoszenia świadomość tego, co jest dla mnie ważne, czym się kieruję podejmując decyzje, w jakiej roli w zespole się najlepiej odnajdę, by w drugim etapie zabezpieczyć kwestię tego, jak to jak ja mam, będzie wpływało na innych członków zespołu. Wtedy oprócz świadomości kompetencji miękkich wszystkich członków zespołu, mamy podstawy do tego, by zacząć umiejętnie z nich korzystać w codziennej współpracy i wiedzę przełożyć na praktykę, np. na to jak rozmawiamy o podziale zadań, intencjach stojących za zmianą strategii działania, jak zapobiec nieporozumieniom, jak rozmawiać, gdy to nieporozumienie się pojawi, jak zaplanować pracownikowi rozwój osobisty w ramach organizacji.
Jak rozwijać kompetencje miękkie
Optymalną ścieżką rozwoju kompetencji miękkich jest wykonanie testu kompetencji online i zapoznanie się z raportem, który on dostarcza. Kolejnym krokiem, który powinniśmy zabezpieczyć, jest możliwość przeprowadzenia sesji informacji zwrotnej, podczas której omawiamy wynik raportu i podpieramy go przykładami z codziennej współpracy, by jak najbardziej przekładać teorię na praktykę. Omawiamy wówczas, jakie dana osoba posiada zasoby, jak to się odnosi do zespołu, co wnosi unikalnego a co może być dla niej wyzwaniem. Na tym etapie podnosimy świadomość tego, jak ja mam i pomagamy to ponazywać. Kolejny etap to przyglądanie się zespołowi i sesja warsztatowa Siła różnic w zespole, podczas której zespół podnosi świadomość na temat tego, jak to, jak ja mam, będzie wpływać na pozostałych członków zespołu. Czasem będzie to praca nad komunikacją intencji a czasem nad komunikacją szefa i jego zespołu, by lepiej zrozumieć perspektywy obu tych stron. Poznajemy konkretne taktyki działania, które będą wspierały zespół w codziennej pracy, podnosimy świadomość tego, co wspiera tę współpracę a jakie zachowania i postawy wręcz przeciwnie. Na tej podstawie zespół sam sporządza plan działania dostosowany do obecnych wyzwań, z którymi się mierzy.
Ważnym etapem jest sesja z liderem zespołu, podczas której korzystamy z Mapy zespołu (narzędzie dla managerów do sprawnego zarządzania kompetencjami miękkimi na bazie wyników DISC D3). Wówczas podnosimy świadomość szefa na temat tego, jakie zasoby ma w zespole i jak je wykorzystać oraz to, jak duży wpływ on sam ma na jakość współpracy. Praca nad poprawą jakości współpracy w większości przypadków zaczyna się od szefa i podnoszenia jego świadomości na temat poszczególnych członków zespołu i wartości kompetencji miękkich po to, by wiedział, jak sterować zespołem, by osiągnąć wyznaczone cele.
Podsumowując powyższe, kompetencje miękkie pomimo tego, że dotyczą interakcji międzyludzkich a ludzie są częścią sukcesu, to nadal pozostają niedoceniane. Dziś jesteśmy w dobrej sytuacji, bo możemy te kompetencje mierzyć i rozwijać, dlatego korzystajmy z tego i ułatwiajmy sobie codzienną pracę, by bez trudu osiągać zamierzone cele bez względu na towarzyszące nam okoliczności.
